發布時間：所屬分類：管理論文瀏覽：1次
摘 要： 摘要: 近年來，人們生活質量逐步提高，事業單位承擔了更多社會發展責任，只有不斷提升檔案管理工作的有效性與科學性，才能保證事業單位未來穩定和諧發展。事業單位要充分認識到檔案管理工作的意義，結合當前檔案管理過程中出現的問題，既要增加資金投入，完
摘要: 近年來，人們生活質量逐步提高，事業單位承擔了更多社會發展責任，只有不斷提升檔案管理工作的有效性與科學性，才能保證事業單位未來穩定和諧發展。事業單位要充分認識到檔案管理工作的意義，結合當前檔案管理過程中出現的問題，既要增加資金投入，完善各項基礎設施，也要引進人才，健全制度，不斷提高檔案管理效率。不僅如此，事業單位要從檔案管理工作實際情況出發，注重引入規范化管理措施，這是提升檔案管理工作效率與質量的有效手段。
關鍵詞：事業單位;檔案管理;規范化
引言
檔案管理在事業單位管理工作中占有重要地位，能夠為各項事務的開展與管理決策的制定提供可靠依據。新形勢下對事業單位檔案管理工作提出了更嚴格的要求，應該不斷對檔案管理工作進行規范，保證提升檔案收集、整理、存儲和利用等效率，這樣才能進一步凸顯檔案資料在事業單位發展中的價值。
1事業單位檔案規范化管理的重要作用
事業單位的檔案管理主要是針對事業單位的人事檔案、科研項目檔案、財務檔案、物資檔案、辦公檔案等，按照管理要求進行檔案收集、檔案分類、檔案處理、檔案編撰、檔案保存與檔案利用。可見，檔案深入到事業單位各個環節中去，能夠為事業單位回顧過去、發展決策提供有力的數據支撐，幫助事業單位履行職責，服務社會，服務公眾，服務員工。因此，事業單位檔案科學有序的規范化管理，有助于事業單位不斷提升工作水平，改進服務措施，完善職能職責，最終以良好的形象服務社會。當今，隨著事業單位管理逐漸走向正規化科學化，業務精細化管理導致工作量劇增，產生越來越多的檔案信息和檔案資料。傳統低效率的檔案管理方式很難適應精細化管理的要求，事業單位管理水平的提升需求更加迫切。可見，在事業單位改革的不斷推動下，只有實施檔案科學化規范化管理，才能促使事業單位走出檔案管理的被動局面，形成規范、標準、有序、嚴格的管理方式，促進事業單位檔案管理效率和質量不斷改進和提升，真正體現檔案管理的有效價值和重要作用。
2事業單位檔案管理的現狀
2.1各環節的工作制度不健全
所謂的規范化，其重要的表現便是健全的制度，只有以健全的制度作為約束、指導和要求，相關工作的開展自然具有更高的規范性。當前不少行政事業單位在檔案管理各環節的工作制度，還存在著不健全的問題，如資料的收集內容、信息的填寫以及存取、調用等，都顯得較為隨意，缺少嚴格的制度約束，所以檔案管理工作的規范化水平嚴重不足，可能在實際的檔案管理各環節工作當中，出現疏漏。如檔案的信息內容收集不完整，信息內容的填寫不清楚，以及存取、調用無監管等情況。
2.2檔案信息化建設緩慢
現階段事業單位檔案信息化管理手段屬于必然發展趨勢，信息技術需要應用到檔案管理各環節中，這是提升檔案管理工作質量與效率的有效手段。雖然越來越多的事業單位逐步購置了先進的檔案管理設備，并增加了資金投入，但是卻未能充分發揮這些設備檔案的作用，導致其處于閑置狀態，未能將應有的作用體現出來，檔案管理工作效率難以有效提高。分析其原因可知，主要是檔案管理人員在信息技術應用中不夠熟練，不能有效體現各種先進技術與設備的作用。當然也有很多事業單位忽視了檔案管理信息化建設，至今仍然采取手工的方式管理檔案，不重視對辦公條件的改善，導致在應用信息技術的過程中出現了巨大阻礙。
2.3檔案管理人員綜合素質有待提升
新形勢對事業單位檔案管理工作提出了極高要求，為了達到規范化管理要求，需要檔案管理人員具備極高的素質與能力，保證檔案管理價值得到充分體現。但是現在很多檔案管理人員思想觀念轉變不及時，對信息技術的作用認識不到位，很少主動提升自己的專業技能，導致檔案管理效率始終難以實現提升。甚至部分檔案管理人員是兼職，他們未接受專門的檔案教育培訓，為事業單位檔案規范化管理帶來了不利影響。
相關知識推薦：浙江省檔案高級職稱評定條件
3事業單位檔案規范化管理的措施
3.1管理意識規范化
事業單位要在思想認識上重視檔案規范化管理，摒棄傳統管理方法，依靠現代化信息技術的優勢，將檔案管理提升至規范化、標準化、嚴格化和有序化，從而提高事業單位整體管理水平和管理能力，為事業單位發展提供助力。首先，領導要重視，起帶動作用，將檔案管理深入到行政管理和業務管理中去。其次，加大規范化宣傳力度，明確規范化管理對本單位發展的作用，使全體員工在思想認識上重視檔案管理的規范化，身體力行，共同努力，形成檔案管理規范化的向心力。最后，在單位規劃發展中將檔案管理規范化列入其中，無論是資金投放還是物資引進與分配，都將檔案管理作為重要組成部分，真正體現檔案管理規范化和科學化。
3.2建立電子檔案，完善管理體系
在事業單位檔案規范化管理過程中，需要盡快完善相關管理體系，從而更好適用于內部的檔案管理。這需要事業單位從電子化、信息化入手，加大對檔案信息管理軟件的應用力度，對檔案信息進行批量化處理，保證檔案管理效率的提升，也為檔案信息安全性與快速傳遞提供有力支持。事業單位要注重電子信息化管理，重新審視檔案管理工作目標，有針對性開展管理體系與內部組織結構的架構工作，這樣檔案管理的規范化、標準化和信息化水平才能實現提升。事業單位要引入先進管理方法與理念，發揮出專業軟件系統的作用，打造適用于內部的檔案信息存儲系統，同時在全國范圍內實現信息聯動。事業單位要積極應用辦公自動化系統，結合實際檔案管理工作需求，有針對性更新與調整軟件與系統，保證其功能得到拓展，如文書處理、文件管理及檔案管理等，讓后續檔案信息整理與利用有可靠條件。
3.3存檔保管規范化
為此，第一，檔案保存要做好分類和密級，并進行規范化編號存放。在應用、回顧、調取、審核時，才能條理清晰，高效快捷。第二，對于保密性檔案，要嚴格遵守保密制度，按照保密要求實施保密保存，確保密級有效。同時，管理人員要增強責任心和職業素質，依法保密。第三，檔案歸檔、立卷保存、借閱、歸還等建立規范化管理流程，運用信息化技術進行信息化管理。對檔案的管理全程進行監控錄像，確保檔案安全和管理的規范化，避免私自外借或使用，避免糾紛發生。
3.4隊伍建設規范化
為了增強檔案管理工作人員對自身工作的勝任能力，行政事業單位應當重視對其教育、培訓工作的開展。一方面，要對其進行職業認知、職業道德方面的教育，提高他們對自身工作重要性的認識，使其能夠從更加感性的角度，來對待自身工作，增強他們對自身工作的責任感，使其能夠更加積極、主動地投身檔案管理事業，并嚴格約束自身工作行為，達到所有的工作標準、要求，遵守所有的工作制度、規范;另一方面，還要對他們進行檔案管理、信息化技術等方面的專業知識、技能培訓，使他們在面對復雜、瑣碎的檔案管理工作時，可以事無巨細地處理好所有工作事務，從而保證檔案管理工作的規范性及質量。
結束語
總之，檔案管理與事業單位各部門、各項實踐和管理事務等密切相關，提升檔案管理規范化水平，能夠保證各項工作效率實現提升，為事業單位更好服務人民群眾打牢基礎。但是檔案管理工作涉及內容眾多，工作流程也很復雜，為了保證檔案管理工作的效率，事業單位要從思想、理念、人員、設備、管理、培訓等方面入手，提升檔案管理工作規范化水平，為今后的快速、穩定發展打下堅實基礎。——論文作者：熊婷婷
