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摘 要： 檔案是各級(jí)各類(lèi)單位、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的,保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的原始記錄.檔案管理在幼兒園建設(shè)中承載著重要的作用,它是幼兒園歷史、文化、管理的綜合反映,對(duì)改善和推進(jìn)幼兒園建設(shè),促進(jìn)辦學(xué)品質(zhì)的提升有重要作用. 一、幼兒園檔案的功能 幼
檔案是各級(jí)各類(lèi)單位、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的,保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的原始記錄.檔案管理在幼兒園建設(shè)中承載著重要的作用,它是幼兒園歷史、文化、管理的綜合反映,對(duì)改善和推進(jìn)幼兒園建設(shè),促進(jìn)辦學(xué)品質(zhì)的提升有重要作用.
一、幼兒園檔案的功能
幼兒園檔案是幼兒園各項(xiàng)工作形成的,具有保存、查考、利用價(jià)值的不同載體的歷史記錄.它見(jiàn)證了幼兒園成長(zhǎng)與發(fā)展的軌跡,是幼兒園文化和經(jīng)驗(yàn)的累積,也是幼兒園各項(xiàng)評(píng)估、審計(jì)的重要依據(jù),更是幼兒園規(guī)劃未來(lái)工作的可靠借鑒.筆者所任職的福建省實(shí)驗(yàn)幼兒園是一所省級(jí)示范性幼兒園,也是檔案A級(jí)單位.幼兒園領(lǐng)導(dǎo)和管理層對(duì)檔案管理十分重視,不僅指派行政園長(zhǎng)分管檔案工作,建立了檔案室,配置了現(xiàn)代辦公輔助設(shè)備,配備了檔案員,還將檔案管理列入本園的工作計(jì)劃,建立了嚴(yán)格的檔案管理制度,確保檔案工作的順利開(kāi)展,從而使檔案管理更好地為幼兒園教育教學(xué)及各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù).
(一)檔案再現(xiàn)了幼兒園的歷史和發(fā)展軌跡
幼兒園在發(fā)展中會(huì)不斷積累人事、基建、財(cái)政管理等具有重要?dú)v史意義的資料.我園檔案室完整保留了建園初始的主管單位的辦園申請(qǐng),包括辦園規(guī)模、園所命名、人員編制、招生范圍、資產(chǎn)配置等檔案資料,這些脈絡(luò)清晰、真實(shí)可信的檔案再現(xiàn)了幼兒園的發(fā)展歷程,對(duì)后輩教職員工了解園所變遷、籌建園史展、介紹建園歷史、分析園所發(fā)展規(guī)劃提供了寶貴的原始資料,是幼兒園發(fā)展建設(shè)的濃縮,更是歷屆園所管理者的工作痕跡和園所榮譽(yù)的綜述.
(二)檔案佐證幼兒園教改水平和保教質(zhì)量
系統(tǒng)、健全的幼兒園檔案管理,能為提升保教質(zhì)量、促進(jìn)教研改革提供寶貴史料和研究痕跡,這也是衡量園所保教質(zhì)量和教育教研水平的重要依據(jù).不管是幼兒園的課程建設(shè)還是每一個(gè)研究課題的立項(xiàng)、計(jì)劃的制訂、研究的過(guò)程和成果驗(yàn)收所保存的檔案,都充分體現(xiàn)了教研工作的真實(shí)性和細(xì)致性.這些過(guò)程性資料都是幼兒園彌足珍貴的教學(xué)參考和幼兒園品質(zhì)的佐證.
(三)檔案管理提供幼兒園評(píng)估考核依據(jù)
幼兒園工作會(huì)經(jīng)常接受各種評(píng)估、審計(jì)、檢查,其中很重要的一項(xiàng)內(nèi)容是通過(guò)查看大量的原始檔案材料,以此為依據(jù)做出評(píng)估,此時(shí)檔案管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性直接反映了園所的工作實(shí)績(jī).評(píng)估人員將通過(guò)查閱制度建設(shè)、賬目材料、會(huì)議記錄、活動(dòng)方案、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、各類(lèi)檢查的表簿卡等檔案資料,了解受檢項(xiàng)目的實(shí)施和操作.如果日常檔案管理工作很完善,幼兒園就可從容面對(duì)評(píng)估,有備無(wú)患,面對(duì)各類(lèi)查詢調(diào)檔會(huì)胸有成竹.由此可見(jiàn),檔案管理越規(guī)范,檔案資料越齊全,就能更好地應(yīng)對(duì)各類(lèi)評(píng)估考核.
二、幼兒園檔案管理的要點(diǎn)
(一)科學(xué)管理,發(fā)揮幼兒園檔案的價(jià)值
幼兒園檔案來(lái)源廣泛,黨政管理、園務(wù)管理、財(cái)務(wù)工作、教育教研、安全工作、衛(wèi)生保健等各項(xiàng)活動(dòng)都會(huì)產(chǎn)生資料.這些資料經(jīng)過(guò)整理分類(lèi)、編碼裝訂、立卷編目、歸檔裝盒等程序就形成了具有保存、查考、利用價(jià)值的檔案.檔案的管理,不是單純的材料堆疊或封存,應(yīng)是系統(tǒng)管理,因此,提高檔案管理意識(shí),科學(xué)管理,嚴(yán)格建檔,才能充分發(fā)揮幼兒園檔案管理的價(jià)值和功能效應(yīng).
隨著幼兒園的發(fā)展,檔案管理在園所管理中的重要性和使用價(jià)值逐漸突顯,除了園所內(nèi)部的檔案利用外,對(duì)外開(kāi)放的園所參觀、國(guó)培研修的跟崗指導(dǎo)、接受評(píng)估檢查工作,無(wú)不涉及檔案的介紹、提供、查閱和借鑒.這給檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化提出了更高、更新、更細(xì)的要求.因此,我園把檔案管理作為促進(jìn)幼兒園發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容來(lái)抓.分管園長(zhǎng)履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé),將檔案工作列入工作計(jì)劃,并定期與檔案管理員核實(shí)檔案歸整情況,查詢建檔數(shù)據(jù),了解檔案利用反饋,協(xié)助檔案管理員理順管理檔案;檔案管理員通過(guò)保教部門(mén)和后勤部門(mén)負(fù)責(zé)人宣傳檔案作用,提高教師對(duì)積累日常資料的檔案意識(shí),樹(shù)立人人有責(zé)的檔案管理理念,明確各部門(mén)負(fù)責(zé)收檔人的職責(zé),做到分級(jí)負(fù)責(zé)、統(tǒng)一管理,保證檔案工作各項(xiàng)管理措施落實(shí)到位.
幼兒園檔案管理涉及面廣,種類(lèi)繁多.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響檔案管理質(zhì)量.我園為確保檔案管理的保密性和檔案工作的準(zhǔn)確與嚴(yán)謹(jǐn),經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的崗位競(jìng)聘,挑選具有奉獻(xiàn)精神、責(zé)任感強(qiáng)、綜合素質(zhì)高、熟悉幼兒園各項(xiàng)工作的黨員教師兼任檔案管理員,并對(duì)檔案管理員的職能和權(quán)限做出明確規(guī)定,加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的考核和業(yè)務(wù)指導(dǎo),鼓勵(lì)其參與業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn),促進(jìn)檔案管理員業(yè)務(wù)水平的不斷提高.
(二)規(guī)范操作,制訂檔案管理制度與精細(xì)化流程
檔案管理的關(guān)鍵是制訂完善的檔案管理制度.檔案管理員既是制度的執(zhí)行者也是制度的監(jiān)督者.我園立足園所實(shí)際,制訂了«檔案保管制度»«檔案借閱制度»«檔案銷(xiāo)毀制度»«檔案安全保密制度»«檔案管理員職責(zé)»«檔案廉政風(fēng)險(xiǎn)防控»等,并認(rèn)真落實(shí),做到收檔有時(shí)間、歸檔有范圍、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、保密有條例.同時(shí),園領(lǐng)導(dǎo)注重教育教職員工了解自己崗位工作中有哪些需要具體歸檔的資料,關(guān)注日常積累和保存,使檔案管理工作規(guī)范、高質(zhì)、高效.
檔案管理精細(xì)化是對(duì)檔案工作進(jìn)行分解、細(xì)化和落實(shí),也是提升檔案制度執(zhí)行力的一個(gè)重要途徑.制訂檔案工作精細(xì)化流程,使每一項(xiàng)檔案工作的操作都能看得見(jiàn)、摸得著、說(shuō)得準(zhǔn),這既要求檔案管理者工作到位、盡職,也讓檔案使用者有章可循、有據(jù)可查,使剛性制度有效貫徹到每個(gè)環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用.
統(tǒng)一留檔格式:幼兒園各個(gè)部門(mén)工作不同,書(shū)面資料形式各式各樣.從整理檔案的角度,所有歸檔材料應(yīng)整潔美觀、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、注重節(jié)約.我園經(jīng)檔案室與保教組溝通后,統(tǒng)一了格式要求———歸檔材料統(tǒng)一使用A4復(fù)印紙,雙面打印,頁(yè)面設(shè)置上下各2
規(guī)定歸檔時(shí)間:各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)明確職責(zé),在收檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)將文件材料收集齊全.文書(shū)檔案以年度為單位,每年12月收集歸整此類(lèi)檔案;教育教學(xué)檔案以學(xué)年為單位,每年7月前收集歸整此類(lèi)檔案.各部門(mén)負(fù)責(zé)人按照歸檔要求整理好相應(yīng)材料并移交幼兒園檔案室,交接雙方根據(jù)交接內(nèi)容清點(diǎn)校對(duì),并履行簽字手續(xù).
準(zhǔn)確鑒定防重復(fù):幼兒園工作相互聯(lián)系,各部門(mén)分工不分家,因此檔案管理員要不斷提高專(zhuān)業(yè)能力,把握歸檔范圍,在分類(lèi)整理時(shí)要對(duì)各種資料進(jìn)行鑒定,把有價(jià)值的資料篩選出來(lái),剔除重復(fù)的資料,遵循«歸檔文件整理規(guī)則»«福建省歸檔文件整理細(xì)則»的基本原則,參考«省級(jí)文明學(xué)校評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和方法»,確保證檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性.
完善檔案檢索:為做到操作性強(qiáng),簡(jiǎn)明易懂,便于檔案的提供利用,我園使用了多種檔案檢索工具,有全引目錄、案卷目錄、案卷文件目錄、專(zhuān)題目錄等,并采取了手工檢索與電腦檢索兩種方式,其目的就是全面反映檔案情況,既能為查檔者提供快捷的服務(wù),又能提高檔案利用的效率.
加強(qiáng)安全防護(hù):檔案管理員除檔案管理外,還需采取必要的檔案存放安全防護(hù)措施,最大限度地防止和減少檔案的損毀,延長(zhǎng)檔案壽命.我園檔案管理員會(huì)按照防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防光、防高溫、防鼠等防護(hù)技術(shù),定期清掃檔案館,定期檢查案卷,建立溫度濕度檢查制度,并將檔案室納入幼兒園定期安全檢查范疇,杜絕一切不安全因素.
(三)保證時(shí)效,體現(xiàn)“以人為本”的檔案利用功效
利用是檔案工作的根本目的,檔案的價(jià)值要在利用中才能體現(xiàn),只有利用者從檔案中及時(shí)獲取信息并提煉、開(kāi)發(fā)出有參考價(jià)值的東西,將靜態(tài)的資料變?yōu)橛杏玫馁Y料,才能激活檔案、最大化地發(fā)揮檔案的服務(wù)效益.我園十分重視檔案的開(kāi)發(fā)利用,檔案管理員本著“建好檔案、管好檔案、用好檔案”的宗旨,不斷提高服務(wù)質(zhì)量,使檔案的功能由傳統(tǒng)的保管為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐蚤_(kāi)發(fā)利用為主,讓檔案更好地為幼兒園工作和教職員工服務(wù).
檔案管理員要樹(shù)立“以人為本”的思想,不斷提高現(xiàn)代化檔案管理的意識(shí),以高質(zhì)量、高效率的工作服務(wù)一線.第一,檔案管理員要主動(dòng)到各部門(mén)和教師中走訪,了解和掌握他們執(zhí)行歸檔制度中遇到的問(wèn)題,及時(shí)解決問(wèn)題,避免移交歸檔時(shí)查出問(wèn)題而返工.這個(gè)過(guò)程也能幫助檔案管理員將幼兒園和教師們最需要的資料完整歸檔.第二,檔案管理員隨時(shí)指導(dǎo)利用者選擇所需要的檔案資料,耐心解答利用者提出的問(wèn)題并認(rèn)真聽(tīng)取利用者對(duì)檔案工作的意見(jiàn)和建議.第三,檔案資料存放整齊有序,分類(lèi)科學(xué),建檔規(guī)范.檔案管理員要對(duì)檔案存放心中有數(shù),保證查檔的準(zhǔn)確、迅速,讓利用者充分感受到規(guī)范的檔案管理帶來(lái)的便利.
檔案管理員要注重日積月累的檔案資料的收集,如幼兒園舉辦的大型來(lái)訪、開(kāi)放、外出活動(dòng)或者各種觀摩、研討、學(xué)習(xí)活動(dòng),檔案管理員要及時(shí)收集第一手真實(shí)材料并標(biāo)注日期,避免因時(shí)間問(wèn)題流失或遺漏,確保檔案資料完整而且富有時(shí)效性,做到有備可查、查而有據(jù),真正起到服務(wù)的作用.
檔案管理員和利用者要嚴(yán)格遵守«檔案借閱制度»,按規(guī)定辦理利用手續(xù),并填寫(xiě)«檔案借閱登記簿».如果利用者需復(fù)印檔案,須由分管領(lǐng)導(dǎo)審批;借出的檔案要在規(guī)定期限內(nèi)歸還.檔案管理員要及時(shí)催收到期的外借檔案.檔案管理員在向利用者提供檔案的同時(shí),應(yīng)根據(jù)需要附上«檔案利用效果登記表»,由利用者填寫(xiě)反饋檔案利用的效果,促進(jìn)檔案管理工作的改進(jìn)和提升.
檔案管理是幼兒園建設(shè)的重要組成部分,對(duì)幼兒園的發(fā)展與規(guī)劃起著重要作用.幼兒園要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值所在,重視檔案管理,提高檔案管理水平,使幼兒園科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的檔案工作具有更強(qiáng)的思想性、科學(xué)性和適用性,更好地服務(wù)于幼兒園發(fā)展和建設(shè)工作.
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