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摘 要： 摘要：一直以來，檔案工作與地方志編修聯系緊密，利用檔案編史修志是地方志編纂的優良傳統。本文結合工作實踐，對檔案工作與方志編修的關系進行進一步探討，認為檔案是編修地方志的第一手資料，在方志編修中具有重要的地位和價值;而編修志書能夠促使檔案館(
摘要：一直以來，檔案工作與地方志編修聯系緊密，利用檔案編史修志是地方志編纂的優良傳統。本文結合工作實踐，對檔案工作與方志編修的關系進行進一步探討，認為檔案是編修地方志的第一手資料，在方志編修中具有重要的地位和價值;而編修志書能夠促使檔案館(室)發現工作中的不足，推動檔案工作不斷發展。
關鍵詞：檔案工作,方志編修,關系研究
一直以來，檔案工作與地方志編修聯系緊密，利用檔案編史修志是地方志編纂的優良傳統。筆者在行業檔案部門工作多年，并全程參與了上海市第二輪新編地方志編纂工作，現結合工作實踐，對檔案工作與方志編修的關系進行進一步探討。筆者認為，檔案是編修地方志的第一手資料，在方志編修中具有重要的地位和價值;而編修志書能夠促使檔案館(室)發現工作中的不足，推動檔案工作不斷發展。
1檔案和檔案工作在方志編修中的重要作用
1.1檔案是方志編修的第一手資料
地方志是資料性著述，資料性是其基本屬性。地方志的編寫必須依靠豐富的資料，而在各類資料中，檔案是地方志編修的第一手資料，這是因為檔案作為人類在社會實踐活動中形成的原始記錄，反映了社會各階層、各領域的活動，具有重要的憑證與參考價值。改革開放以來，上海市房地產業發生了巨大變化，土地制度改革、住房制度改革不斷深化，房地產市場日趨活躍，住房解困、住房保障工作迅速推進，可以說大事多、要事多、變化大、成就大。
要全面、準確地記述和反映這一時期上海房地產業的改革和發展成果，必須依托豐富而真實的資料。房地產檔案是房地產行政管理部門在日常管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是房地產管理工作的真實反映，蘊藏著極為豐富的信息資源，是志書編纂中不可或缺的原始資料�！渡虾Ｊ兄�·城鄉建設分志·房地產業卷》(簡稱《房地產業卷》)是上海市第二輪新編地方志書《上海市志(1978—2010)》系列中的一個分卷，該卷利用詳實的房地產檔案資料，記錄了1978年至2010年上海房地產業發展的歷史和現今狀況。
1.2檔案工作的規范化、現代化為修志提供了便利條件
我國公共檔案館和各行業檔案館(室)保存了數量龐大的檔案資料，成為地方志編修最主要的取材之地。規范化、現代化的檔案管理工作為修志提供了便利條件。二輪修志與首輪相比，最為突出的外部優勢在于信息技術的飛速發展。近年來，隨著檔案信息化建設的快速推進，各級數字檔案館(室)、依托于網絡技術的檔案管理信息平臺紛紛建立起來，檔案管理工作實現了規范化與現代化。在編史修志時，可以利用信息技術直接從庫存檔案信息中查找、收集和摘錄有關資料，既方便又快捷。
編修《房地產業卷》時涉及眾多類目，包括房屋、土地、住宅建設和舊區改造、房地產市場等大類，每一大類又包括若干章節內容，如房屋狀況、土地狀況、住房制度改革、土地制度改革、房屋拆遷、物業管理、住房保障、房地產調控等，具有涉及條線多、時間跨度大的特征，因此資料收集有一定難度。而規范化的檔案管理和便捷的檔案信息查詢系統給資料收集提供了便利條件，如筆者利用上海市房地產檔案管理部門的檔案信息查詢系統，輸入“2008年”“上海”“舊區改造”等關鍵詞，系統就能顯示出相關條目。
2方志編修對于檔案工作的積極影響
2.1有利于規范檔案管理工作，豐富檔案資源
編修方志時會大量利用檔案資料，這一過程能檢驗檔案部門特別是行業檔案館(室)的工作成效。修志人員在查閱和利用檔案過程中，會發現檔案收集和管理等工作中存在的問題，從而促使行業檔案館(室)工作人員進行反思，不斷改進和完善檔案管理工作。筆者在修志過程中大量查閱和調取檔案，發現單位檔案工作存在檔案收集不全、音像檔案管理較為薄弱等問題。一是檔案收集不全。對于單位或行業系統的檔案館(室)來說，它所保存的檔案不僅是本單位、本系統的檔案，也是國家檔案的重要組成部分，因此不能隨意毀棄，要及時收集起來并進行統一保管。
如果不能做到應收盡收，有些關鍵性的、具有重大意義的文件或記錄將會缺失，編修方志時無法查找，必將影響志稿內容的全面性和修志進度。遺憾的是，囿于檔案管理制度的不夠科學與完善，特別是沒有制定合理的歸檔范圍，一些記錄單位重大變革性事件的資料沒有歸檔，編修志書時無法查找。
二是音像檔案管理較為薄弱。音像檔案特別是照片檔案是歷史情境的真實記錄，是在特定的環境下和特定的時間里對當時情景和場面的定格，具有文字表達所無法比擬的優越性。在方志編修中，修志人員會盡可能多地加入珍貴的歷史照片，這些照片既準確、真實地反映了歷史，又豐富了志書的內容，實現了圖文并茂，從而使志書更加完善與豐滿[1]。然而，由于音像檔案管理較為薄弱，照片資料的搜集和查找十分困難。
針對以上問題，筆者認為，行業檔案館(室)一方面需要規范檔案收集工作、進一步細化歸檔范圍，確保檔案應歸盡歸;另一方面對于一些過程性文件、會議材料等目前不在歸檔范圍內的資料，由于其對編史修志具有重要的參考價值，檔案館(室)可將其作為特殊資料進行短期保管，便于研究和利用。此外，建議加強音像檔案管理，特別要做好照片檔案的收集和信息化管理。
2.2有利于加快檔案信息化進程，提高檔案利用效率
地方志書包括綜合志、專業志等，不同種類的志書對于檔案檢索的要求不盡相同。如，編寫一個地區綜合性方志與編寫該地區某個行業專業志，二者的查檔需求是不同的，前者需要的內容比較宏觀，查詢的關鍵詞涵蓋內容也比較寬泛，后者需要的內容比較微觀，查閱的關鍵詞也比較具體。這就要求檔案檢索工具要向適用性廣、實用性強的方向發展，能滿足編史修志人員進行快速專題檢索的需求，并且確保編制完備、檢索手段先進[2]。
目前，大多數行業檔案館(室)檔案正處在檔案數字化建設的探索與發展階段，檔案檢索仍停留在目錄檢索的層次，無法實現全文檢索。如筆者需要查閱2008年上海房屋拆遷方面的資料，輸入關鍵詞后看到的是檔案目錄，只能根據目錄進行初步判斷再調閱全文進行查閱，如果能實現全文檢索將大大節省資料查閱時間。此外在檔案查閱過程中，筆者還發現由于多種原因，部分目錄數據的準確性有待提高、照片檔案的檢索和查閱利用困難。行業檔案館(室)可仔細梳理修志過程中發現的檔案檢索方面的問題，進一步做好檔案信息化建設，不斷提高檔案利用率。
2.3有利于深化檔案編研工作，凸顯檔案價值
行業檔案工作人員參與方志編修、查找和利用檔案，實際上也是對館(室)藏檔案情況進行摸底和全面熟悉的過程，也是對檔案管理各方面工作進行全面自查的過程。在參與編史修志前，一些行業檔案館(室)主要負責常規性的檔案編研工作，如進行檔案文獻匯編和編寫檔案參考資料等。通過參與地方志編修，檔案工作人員對館(室)藏檔案資源進行了梳理，對館(室)藏檔案資源有了宏觀了解，并且開拓了視野、更新了工作理念，有利于發現原先編研中存在的編研的面不廣、編研的深度不夠等問題，進而在分析與考證鑒別檔案史料、擴大編研范圍、改進選材等方面下功夫，推動編研工作不斷深化。事實上，編史修志可以看作是深層次的檔案編研。
檔案館(室)通過編史修志既可達到“出編研成果，為社會服務”的目的，又可使所編史料傳承后人，發揮其史鑒作用。檔案館(室)完全可以把檔案編研與志書編修相結合，以此為契機深度開發檔案信息資源，為社會提供全面、系統、詳實的檔案資料[3]，努力拓展檔案工作服務領域。
如，在上海市第一輪新編地方志編纂過程中，原上海市房屋土地資源管理局承擔了《上海房地產志》編纂工作，在資料收集過程中，修志人員在原上海市房屋土地資源管理局檔案館中發現了大量珍貴的道契檔案，這批道契檔案保存得較為完整、系統性較強，具有較高的學術研究價值。原上海市房屋土地資源管理局決定由局檔案館工作人員會同有關專家學者共同整理開發這批道契檔案。
這項工作耗時近14年，最終形成歷史檔案資料集《上海道契》，該書于2005年出版，當時在國內外引起廣泛反響。值得注意的是，為確保第二輪上海市級志書的編纂質量，上海市地方志辦公室要求二輪修志中各分志、分卷都要編寫與志書內容相對應的資料長編。編寫資料長編是修志時積累素材的重要形式，它對原始資料依類按時進行編排加工，不僅匯聚了志書編纂所需的材料，還積累了修志用不上的資料，而這些資料可作為行業研究的材料，因此用編寫資料長編的形式把史料保存起來是一舉多得的好事[4]。資料長編為檔案編研提供了諸多便利，因此行業檔案館(室)工作人員要用好資料長編，做好檔案編研工作。
注釋與參考文獻：
[1]李照南.檔案資料已成為編修志書的重要來源[J].蘭臺世界,2005(10):48.
[2]黃夏基.建國以來編史修志對檔案事業的積極影響——當代中國檔案事業發展文化探源之一[J].黑龍江史志,2009(17):6-8.
[3]周春玲.對編修地方志與檔案工作關系的探討[J].蘭臺內外,2013(4):25.
[4]上海市地方志辦公室、上海市地方史志學會.上海方志研究綜論[M].上海:上海社會科學院出版社,2008:170.
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