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摘 要： 論文摘要：工程項目立項階段檔案部門在工程立項階段的主要工作是與通信工程項目的資料員、檔案管理人員密切配合,做好收集準備工作。這一階段需收集、整理的檔案文件包括:可行性研究報告、項目建議書及批復文件、項目評估、環境預測、調查報告、設計任務書、
論文摘要：工程項目立項階段檔案部門在工程立項階段的主要工作是與通信工程項目的資料員、檔案管理人員密切配合,做好收集準備工作。這一階段需收集、整理的檔案文件包括:可行性研究報告、項目建議書及批復文件、項目評估、環境預測、調查報告、設計任務書、計劃任務書、招投標文件、初步設計、技術設計、施工圖設計、鑒定和審批等。
本文選自《中國信息界》雜志由國家發展和改革委員會主管，國家信息化專家咨詢委員會指導，國家信息中心支持，中國信息協會主辦。《中國信息界》雜志是以“宣傳信息化、推進信息化”為宗旨;以“學術、理論、深度、全面”為鮮明特征;以反映信息化與工業化融合的大背景下我國信息化各領域的學術研究成果為主要內容;以國內外從事信息化的教育、科研、管理等各方面工作的人士為核心讀者的國家級信息化權威學術期刊。郵發代號：82-706。
引言
與工程進度、質量等比起來無關緊要,不重視資料的收集和整理,忽略了對資料有效性、規范化和完整性的控制,使得形成的工程資料在質量上出現了物質形態不統一,信息記錄要素不完整的狀況。不完整的資料會導致片面性,不能系統、全面地反映工程的質量狀況。應設專人整理有關工程資料,根據工程的項目劃分、工程量等,收集有關工程數據,保證資料全面完整,便于查找。
信息通信工程檔案資料的收集范圍
為有效地提高通信工程檔案的質量,更好地做好通信工程檔案的開發利用工作和現代化管理,避免出現歸檔文件不及時、不齊全等問題,就要對通信工程檔案提出標準化要求,按照《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》和《黃委信息系統科技檔案分類及文件材料歸檔辦法》,我單位通信工程建設項目大致分為開工、施工、竣工三個階段,檔案管理要與這三個階段實現“三個同步”,必須緊扣這三個環節。工程項目立項階段檔案部門在工程立項階段的主要工作是與通信工程項目的資料員、檔案管理人員密切配合,做好收集準備工作。這一階段需收集、整理的檔案文件包括:可行性研究報告、項目建議書及批復文件、項目評估、環境預測、調查報告、設計任務書、計劃任務書、招投標文件、初步設計、技術設計、施工圖設計、鑒定和審批等。在工程施工階段在工程實施階段,檔案部門應及時了解工程進度,督促工程技術人員、資料員做好文件材料的形成和積累工作,定期檢查、督促,發現問題及時采取補救措施。這一階段需收集、整理的檔案文件包括:開工報告,施工合同,技術交底,施工組織設計,施工計劃,施工方案,施工技術措施,施工安全措施等;通信設備的出廠證明,質量鑒定,建筑安裝材料試驗報告,設計變更通知書及材料代用通知單,施工記錄,隱蔽工程驗收記錄,重大事故處理報告等;設備開箱、安裝、調試記錄;施工總結、技術總結、竣工報告、竣工驗收報告等;工程監理、工程質量監督等文件。在工程竣工驗收階段工程竣工驗收是檔案工作的關鍵環節,檔案管理部門應直接參與驗收工作,以確保檔案的完整、準確。這一階段需收集、整理的檔案資料包括:一是驗收竣工文件,包括項目竣工驗收報告、全部竣工圖、項目質量評審報告鑒定書、工程現場聲像材料和竣工驗收會議決議文件等;工程的概算、預算、決算;試運行及維護記錄等材料。
《中國信息界》欄目設置：信息化戰略、信息化政策、信息化管理、電子技術及應用、數控技術、傳媒科學、電訊技術、電子政務、電子商務、信息服務業、網絡建設、數據庫建設、城鄉信息化、企業信息化、信息安全、信息化立法、國防信息化、制造業信息化、教育信息化、電化教學、案例集錦、課題報告、調研報告、學子園地、海外論文。
加大音像資料收集力度
音像資料是信息通信工程中檔案資料整理中的弱項,項目實施過程中形成的音像資料較少,難以滿足歸檔要求。音像資料更能夠印證項目實施的全過程。故要加大音像資料收集、積累和整理的力度,更直觀地反映工程建設的全過程。隨著黃河通信工程管理的規范化,要求歸檔的通信工程技術資料更加規范、全面、完善。通信工程檔案同通信工程一樣,有著自己的形成規律。這就要求在整理文件材料過程中資料內容和編排形式上必須有統一的標準,嚴格按照《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》和《黃委信息系統科技檔案分類及文件材料歸檔辦法》等相關要求整理歸檔材料,這樣不僅使資料的歸檔范圍能保持一致,也為將來的提供利用帶來了方便。為此,檔案管理人員要不斷學習和掌握新的知識,做好這項工作。
