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摘 要： 信息技術在飛速發展,計算機信息系統集成項目也變得越來越復雜,規模變得越來越龐大,傳統管理的落后,不適應系統集成項目發展的需要,科學規范的項目管理在系統集成行業變得愈加需要,當務之急是要引入項目管理成為系統集成公司。本文結合實例介紹了系統集成項目中
論文關鍵詞:系統集成,項目管理,問題,計算機應用中級職稱論文
論文摘要:信息技術在飛速發展,計算機信息系統集成項目也變得越來越復雜,規模變得越來越龐大,傳統管理的落后,不適應系統集成項目發展的需要,科學規范的項目管理在系統集成行業變得愈加需要,當務之急是要引入項目管理成為系統集成公司。本文結合實例介紹了系統集成項目中常見問題及總結的重要性。
現代企業中,計算機系統集成項目管理變得越來越重要,成為企業制度管理的一個非常重要的部分。完善的項目匯報和總結體系對項目的延續性是很重要的,例如項目完成后項目的售后維護、設備保修等。特別是項目收尾時的項目總結,項目管理機構應在項目結束前對項目進行正式評審,其重點是確保能夠為其它項目提供可利用的經驗,另外還有可能引申出用戶新的需求而進一步拓展市場。計算機應用中級職稱論文《數字化用戶》是我國數字化進程中的領袖雜志。當今時代是信息化時代，而信息的數字化也越來越為研究人員所重視。本刊一直以來以其學術性、專業性、權威性、實用性，承擔著為政府機構、企事業單位、各大院校以及科研機構的數字化管理、研發、技術人員提供展示科研成果、進行學術交流的重要職責。
一、計算機系統集成項目管理的內容和特點
研究如何以高效益地實現項目目標為目的是計算機系統集成項目管理的主要內容,以項目經理負責制為基礎,對項目按照其內在邏輯規律進行有效地計劃、組織、協調和控制,以適應內部及外部環境并組織高效益的實施,使各項目要素優化組合、合理配置,保證實施的均衡性,利用現代化的管理技術和手段,以實現項目目標和使企業獲得良好的綜合效益。計算機系統集成項目管理是為使項目實現所要求的質量、所規定的時限、所批準的費用預算所進行的全過程、全方位的規劃、組織、控制與協調。項目管理的對象是項目,由于項目是一次性的,故項目管理需要用系統工程的觀念、理論和方法進行管理,具有全面性、科學性和程序性。計算機系統集成項目管理管理就是在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法,使項目能夠實現或超過項目干系人的需要和期望。
具體執行要包含以下三要素:首先是必須在一定的時間、費用和資源的限制條件下保證質量完成目標;其次是必須確保計劃得以執行,并監督項目進展,根據需要及時調整計劃;最后是項目管理必須根據項目的具體情況,制定計劃。
這里拿本人參與的項目“浙江玉環人民醫院機房改造及防雷接地項目”為例說明一下這三要素:因為醫院早已投入使用,不能隨便斷電和斷網絡,故造成機房內部施工實施時間非常有限,只能利用晚上醫院下班后的時間進行施工,所以如何在有限的時間內,充分利用有限的資源保證質量完成目標,制定一個周全可行的計劃是最關鍵的環節。當時我們制定的項目實施計劃是每天兩組進行施工,白天A施工隊進行外部防雷接地挖坑埋接地裝置,夜里B施工隊進行內部機房新設備安裝接線,避免浪費時間。該項目另外一個重要的環節就是要合理分工,因為在醫院是一個非常特殊的環境,施工一是不能破壞現有設施,影響醫院的日常運行;二是要求安靜,不能影響到病人和醫生;三是機房接地和防雷接地要做成綜合接地,對地電阻要求很高;四是這個醫院的房子是老房子了,和新式建筑有區別,沒有現成的鋼柱做引下線,要重新做接地井,而且機房地板都是水泥,對鋪設機房接地網造成了很大的難度。從這個項目我們就不能看出,計算機系統集成項目管理必須要理論與實際相結合,不能一味的按書本上的理論制定計劃,必須結合現場實際情況進行指定計劃、合理選用和安排人員施工,才能使項目按時保質的完成。
二、項目管理問題略析
(一)問題的出現
在這個項目上當然不是一帆風順的,我是從項目招投標開始接收組織項目進展的,當時接到項目任務后,隨后立即召集了商務部、售前技術部、銷售部、客服部和質量部等相關部門,進行了一次項目內部啟動說明會,并把各自的分工和進度計劃進行了部署。
然而,在投標前三天進行投標文件評審時,發現技術方案中所配置的設備在以前項目使用中是有問題的,必須更換。我和方案編制人員經過加班加點,終于修改完成。到了正式評標會上,又遇到了一點麻煩,原來授權代表聲明和投標方案中寫的不一致,影響了評標分數。不過還好,項目最終拿了下來,并和用戶確定了合同。根據公司流程,我把項目移交給了售后實施部門,由他們具體負責項目的執行和驗收。
實施部門接手項目后,另外一個工程人員被任命為實施項目經理,負責項目的實施和驗收工作。他由于項目前期自己沒有盡早介入,許多項目前期的事情都不很清楚,而導致后續跟進速度較慢,影響項目的進度。同時,設計方案時,售前工程師沒有很好地了解用戶需求,也沒有書面的需求分析調研報告。在接手項目后,必須重新開始了解用戶需求,編制實施方案,這樣無形中增加了實施難度和實施成本。
等到這一切理出了頭緒,在商務下單訂貨過程中,又發現由于商務人員的工作失誤,導致少采購了幾臺設備,并且設備模塊配置功能錯誤而不能符合要求。
而在我們公司中,由于售后和售前是兩個獨立的部門,在項目執行中,特別是項目執行完畢后,沒有一套明確而完善的項目總結和閉環的問題分析和關閉流程,導致許多項目中重復出現相同或類似的錯誤或失誤,進而導致投標失敗、項目成本較高、項目執行中困難重重、用戶滿意度較低等諸多風險。
(二)項目總結
經過這個項目完整結束后,我認識到了做好項目總結工作是其中的關鍵之處。與項目成員溝通后,我發現要做好項目總結的工作,首先就應該在項目啟動時將其加以明確規定,比如項目評價的標準、總結的方式以及參加人員(如項目辦公室、商務部、售前部、市場部、儲運部等)等。
事實上,項目總結工作應作為現有項目或將來項目持續改進工作的一項重要內容,同時也可以作為對項目合同、設計方案內容與目標的確認和驗證。項目總結的目的和意義在于總結經驗教訓、防止犯同樣的錯誤、評估項目團隊、為績效考核積累數據以及考察是否達到階段性目標等。總結項目經驗和教訓,也會對其他項目和公司的項目管理體系建設和項目文化起到不可或缺的作用。
(三)項目總結的內容及分析
總結項目經驗所需的信息應來自哪些方面呢?以前項目中的總結信息很零散,每個部門只從本部門出發,總結自己的問題,而沒有其他部門或人員的參加。而實際上,它應該來自項目的各個方面,其中包括來自項目組、客戶及其它項目干系人的反饋及項目管理信息系統(PMIS)。同時,使用這些信息以前,應確保收集這些信息的系統、組織和流程能夠正常運行,并且應建立項目信息的收集、發布、存貯、更新及檢索系統,確保有效地利用項目中的各種信息資源。
從管理的觀點來說,項目生命周期的每個階段或者稱之為里程碑,都應該進行評估總結,以確定是否實現了此階段的目標,項目是否可以正式開展下一個階段工作。總之,項目的不同階段都應該有完善的項目總結,只不過總結的形式、內容、編寫者和閱讀對象等側重點不同而已。
在編寫項目總結報告時,應該首先明確編寫的目的,同時也應簡述項目概況、項目背景和項目進展情況。因為既然叫項目,就有其獨有性、時間性。這樣,項目總結的內容才能夠更具有針對性、時效性和持續改進的意義。
1.項目進度。
按照項目整體計劃或項目滾動計劃編寫的計劃工期與實際工期之間差距和原因分析。其間有哪些變化?對工作量的估計如何?以便為項目經驗庫提供相應數據,提高下次計劃的準確性。
2.項目質量。
項目的最終交付物與客戶實際需求的符合度。需要注意的是“客戶”,他可以是一般意義上的外部客戶,也可以指內部的客戶。項目質量管理不但包括對項目本身的質量管理,也包括對項目生產的產品進行的質量管理。具體可以從質量計劃、質量控制、質量保證入手,以保證項目質量的持續改進。具體可以采用ISO9000質量保證體系,加上完善的質量管理工具、圖表等輔助工具加以統計分析,得出改進建議。
3.項目成本。
就計劃成本、實際成本對比成本構成明細的差距和原因分析及建議,也包括項目合同款執行情況的分析總結。IT項目經理一般可控制的成本主要是人工費,對于未建立項目級核算的組織,可以用加權人天數表示,對不同級別的人員(項目經理、高級工程師、一般工程師)賦予不同的權重。
4.項目風險。
就風險識別、風險分析和風險應對中的經驗和教訓進行總結,包括項目中事先識別的風險和沒有預料到而發生的風險等風險的應對措施的分析和總結。也可以包括項目中發生的變更和項目中發生問題的分析統計的總結。
5.項目資源。
項目資源不但包括人力資源情況,而且還包括設備、材料等其它資源的合理使用、開發情況。特別是項目成員的績效統計分析和評價,以便更加有效地開發和利用人力資源。通常,可以采用直觀的圖表形式來反映項目的資源情況。
6.項目范圍。
項目范圍包括產品范圍和項目范圍。其中,產品范圍定義了產品或服務所包含的特性和功能;項目范圍定義了為交付具有規定特性和功能的產品或服務所必須完成的工作。合同中所規定的產品范圍和項目范圍以及用戶確認的計劃等都屬于項目中要控制的范疇,另外還包括實際執行情況的差距和原因分析。
7.項目溝通。
溝通是人員、技術、信息之間的關鍵紐帶,是項目成功所必須的。在國內,不少項目經理對溝通不夠重視,或者不知如何做好項目中的溝通工作,這都需要各級項目管理人員對其加以重視。在項目總結時,可以就項目過程中的內部、外部溝通交流是否充分,以及因為溝通而對項目產生的影響等方面進行總結。
8.項目采購。
國內IT項目的項目經理一般對項目采購接觸不多或接觸不到,多由商務和財務部門負責。如果是項目級的核算,采購管理是很重要的組成部分,否則可能因采購過程中的成本、風險、進度、技術和資源等方面引起很多問題。
9.項目評價。
項目評價是對項目交付物的生產率,產品質量,采用的新技術、新方法、項目特點等的總結。另外還應該包括項目客戶滿意度收集統計和分析。客戶滿意度調查內容不但包括項目管理或流程層面,也應包括技術層面。同時,有必要說明本項目與以往項目相比的特別之處。例如:特殊的需求、特殊的環境、資源供應、新技術新工藝等,總之是具有挑戰性的、獨特的事件以及關鍵的解決方案和實施過程。
10.遺留亟待解決問題。
說明項目有無遺留亟待解決問題。如果有,必須針對這些問題進行深入分析,明確責任,提出解決方案。
11.經驗教訓及建議。
不斷將實施過的項目中的技術經驗、管理經驗以及教訓等進行總結,積累起來就可以成為公司的財富。
需要強調的是,項目總結非常重要,不能只報業績,不報失敗,對于失敗的項目,總結會不能變為批斗會,要堅持對事不對人的原則。這樣項目總結才能夠順利開展,并對今后工作有指導意義。
