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摘 要： 摘要：文章探討了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案概念和內(nèi)容，討論了按地理位置分類、按年度分類、按登記業(yè)務(wù)類型分類的具體方法及利弊，分析了各類不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的保管期限劃分，最終提出了相關(guān)建議。 關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案,分類方法,保管期限 隨著我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制
摘要：文章探討了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案概念和內(nèi)容，討論了按地理位置分類、按年度分類、按登記業(yè)務(wù)類型分類的具體方法及利弊，分析了各類不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的保管期限劃分，最終提出了相關(guān)建議。
關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案,分類方法,保管期限
隨著我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度全面實(shí)施，各地不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)在工作中產(chǎn)生了大量不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，相應(yīng)的檔案管理工作亟待規(guī)范。筆者以河南省鶴壁市為例，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案(側(cè)重指紙質(zhì)檔案)的分類和保管期限劃分進(jìn)行探討。
1不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的概念及內(nèi)容
1.1不動(dòng)產(chǎn)登記檔案概念
目前，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案尚無(wú)明確定義。與不動(dòng)產(chǎn)登記相關(guān)的《物權(quán)法》《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》(以下簡(jiǎn)稱《細(xì)則》)等法律法規(guī)中，均未出現(xiàn)“不動(dòng)產(chǎn)登記檔案”這一概念，但是有“不動(dòng)產(chǎn)登記資料”的提法�！都�(xì)則》第九十四條第一款規(guī)定，“不動(dòng)產(chǎn)登記資料包括：(一)不動(dòng)產(chǎn)登記簿等不動(dòng)產(chǎn)登記結(jié)果;(二)不動(dòng)產(chǎn)登記原始資料，包括不動(dòng)產(chǎn)登記申請(qǐng)書、申請(qǐng)人身份材料、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬來(lái)源、登記原因、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍調(diào)查成果等材料以及不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)審核材料”;該條第三款規(guī)定，“不動(dòng)產(chǎn)登記資料中屬于歸檔范圍的，按照相關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行歸檔管理，具體辦法由國(guó)土資源部會(huì)同國(guó)家檔案主管部門另行制定”[1]。
也就是說(shuō)，不動(dòng)產(chǎn)登記資料中屬于歸檔范圍的，即不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。筆者建議，在國(guó)家不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理辦法出臺(tái)之前，不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)不宜自行制定不動(dòng)產(chǎn)登記檔案歸檔范圍，除了將明顯多余的、重復(fù)的資料剔除出去外，應(yīng)將所有不動(dòng)產(chǎn)登記資料視為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行管理。需要注意的是，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案不僅包括不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記后形成的登記檔案，還應(yīng)該包括實(shí)施不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記前已經(jīng)形成的土地、房屋、林權(quán)、海域等登記檔案，這些檔案應(yīng)移交給職能整合后新成立的不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。
1.2統(tǒng)一登記前的存量檔案與統(tǒng)一登記后的新增檔案
統(tǒng)一登記前形成的登記檔案，未移交給不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的，由原單位按原管理辦法繼續(xù)保管。移交(或移交復(fù)制件)給不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的，基本按照原有方式管理，沿用原分類方案和檔案號(hào)，其保管期限不變，并與統(tǒng)一登記后的新增檔案分開存放。統(tǒng)一登記后的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案主要包括不動(dòng)產(chǎn)登記簿和原始登記資料。
不動(dòng)產(chǎn)登記簿與原始登記資料既有密切聯(lián)系又相對(duì)獨(dú)立，它是一套單獨(dú)的、系統(tǒng)的簿冊(cè)，一般以電子文件形式保存在不動(dòng)產(chǎn)登記信息系統(tǒng)中，工作中可隨時(shí)查閱和登簿，不存在分類問(wèn)題。原始登記資料一般按登記業(yè)務(wù)立卷歸檔，《不動(dòng)產(chǎn)登記操作規(guī)范》19.2.4款規(guī)定，“資料立卷宜采用1件1卷的原則，即每辦理1件登記所形成的材料立1個(gè)卷”[2]。本文所探討的即是實(shí)行不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記后形成的原始登記資料的分類方法。
2不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的分類
2.1按不動(dòng)產(chǎn)地理位置分類
不動(dòng)產(chǎn)作為自然物的首要特性即不可移動(dòng)性，又稱為位置固定性。無(wú)論不動(dòng)產(chǎn)的自然狀況、權(quán)屬狀況發(fā)生怎樣的變化，其地理位置始終不變，因此可以按不動(dòng)產(chǎn)所在的地理位置對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分類。一個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)一般負(fù)責(zé)一個(gè)地籍區(qū)的不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)，其不動(dòng)產(chǎn)登記檔案可按“地籍區(qū)+地籍子區(qū)(或街坊)+宗地+地上定著物”分類。
采用這一分類方法，可以直接使用不動(dòng)產(chǎn)單元號(hào)的第二至四段代碼作為檔案號(hào)。不動(dòng)產(chǎn)單元號(hào)即不動(dòng)產(chǎn)的“身份證號(hào)”，共有28位，分為4段：第一段表示所在行政區(qū)劃代碼，6位;第二段表示地籍區(qū)和地籍子區(qū)代碼，6位;第三段表示宗地號(hào)代碼，7位;第四段表示定作物編碼，9位。
如，鶴壁市第2地籍區(qū)第5地籍子區(qū)，宗地號(hào)為8的國(guó)有土地使用權(quán)宗地上建有一住宅小區(qū)，內(nèi)有多幢住宅樓，其中一幢樓在宗地內(nèi)的順序號(hào)為16，該幢樓第10戶的不動(dòng)產(chǎn)單元代碼為410611002005GB00008F00160010，其中410611為該市行政區(qū)代碼，對(duì)于一個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的檔案來(lái)說(shuō)不具有分類意義;002005為地籍區(qū)和地籍子區(qū)代碼，GB00008為宗地代碼，F(xiàn)00160010為定著物代碼，上述三段代碼組合即為該不動(dòng)產(chǎn)的檔案號(hào)。不動(dòng)產(chǎn)狀況變化后新形成的檔案仍使用原檔案號(hào)，存放在同一位置。
采用該分類方法的優(yōu)點(diǎn)是，檔案在庫(kù)房中也按分類號(hào)分區(qū)排放，同一地理位置的所有檔案均存放在一起，檔案管理人員只要熟悉本地區(qū)街坊、道路，也就能熟悉館(室)藏檔案，手工檢索查檔也非常方便快捷，適用于傳統(tǒng)的檔案管理方式。該分類方法的缺點(diǎn)是，不動(dòng)產(chǎn)會(huì)因自然狀況、權(quán)屬狀況的變化而產(chǎn)生新的登記檔案，因此檔案上架排放時(shí)需要預(yù)留空間，故庫(kù)房利用率較低。特別是在房屋交易頻繁的情況下，房屋類不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)量增長(zhǎng)較快，且不同地理位置的增速不平均，導(dǎo)致檔案架(柜)預(yù)留空間有的地方不夠用、有的地方用不完，檔案庫(kù)房每隔幾年就需要倒架(柜)，耗費(fèi)大量人力物力。
2.2按檔案形成年度分類
不動(dòng)產(chǎn)登記檔案按業(yè)務(wù)件立卷，可以以該件業(yè)務(wù)登簿日期或歸檔日期確定其所屬年度，每一年度下面再按不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利類型分小類、編序號(hào)。不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)雖然類型較多、關(guān)聯(lián)關(guān)系復(fù)雜，但具體到一宗業(yè)務(wù)卻相對(duì)簡(jiǎn)單，從受理到完成登記、資料歸檔少則三五天、多則十幾天，跨年度的登記業(yè)務(wù)較少，按年度分類操作簡(jiǎn)便。
采用該分類方法的優(yōu)點(diǎn)是，每一年度結(jié)束，該年度所形成的檔案數(shù)量能夠確定下來(lái)，不會(huì)再增加或減少;所占用的存放空間也是確定的，無(wú)需預(yù)留，這樣就提高了庫(kù)房的利用率、節(jié)約了保管成本。缺點(diǎn)是，同一地理位置的、存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的多件檔案會(huì)因?yàn)槟甓炔煌稚⒋娣�，如果需要一次性調(diào)閱上述多個(gè)檔案原件，比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力。但隨著檔案數(shù)字化的快速推進(jìn)，檔案原件調(diào)閱率逐步下降，上述缺點(diǎn)可以忽略。
2.3按不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)類型分類
根據(jù)《不動(dòng)產(chǎn)登記操作規(guī)范(試行)》，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)可分為12種業(yè)務(wù)類型：(1)集體土地所有權(quán)登記;(2)國(guó)有建設(shè)用地使用權(quán)登記;(3)國(guó)有建設(shè)用地使用權(quán)及房屋所有權(quán)登記;(4)宅基地使用權(quán)及房屋所有權(quán)登記;(5)集體建設(shè)用地使用權(quán)及建筑物、構(gòu)筑物所有權(quán)登記;(6)海域使用權(quán)及建筑物、構(gòu)筑物所有權(quán)登記(內(nèi)陸城市沒有此類型);(7)地役權(quán)登記;(8)抵押權(quán)登記;(9)預(yù)告登記;(10)更正登記;(11)異議登記;(12)查封登記。每一類編制一個(gè)兩位數(shù)的業(yè)務(wù)代碼，今后有新增的業(yè)務(wù)類型可隨之增加。
采用該分類方法的優(yōu)點(diǎn)是，不同業(yè)務(wù)類型的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案相對(duì)集中存放，便于按“主題”查找，同時(shí)易于區(qū)分保管期限不同的檔案。該分類方法的缺點(diǎn)是，不動(dòng)產(chǎn)登記受理環(huán)節(jié)為簡(jiǎn)化程序、方便群眾，會(huì)將部分關(guān)聯(lián)緊密的不同類型業(yè)務(wù)合并辦理，分類時(shí)存在交叉情況。
3不動(dòng)產(chǎn)登記檔案保管期限的劃分
劃分檔案保管期限，一是為了節(jié)省庫(kù)房空間，定期把沒有保存價(jià)值的資料清理出去，為具有保管價(jià)值的檔案留出位置;二是為了區(qū)分館(室)藏檔案的重要程度，讓永久類檔案享受“優(yōu)待”。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案每年新增數(shù)量較多，而庫(kù)房面積有限，更有必要及時(shí)、準(zhǔn)確地劃分保管期限，優(yōu)化庫(kù)存檔案質(zhì)量，為后期的檔案鑒定和銷毀打好基礎(chǔ)。
3.1依據(jù)根據(jù)《不動(dòng)產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》
(國(guó)土資源部令第80號(hào))第二十七條“已有電子介質(zhì)，且符合下列情形之一的紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)登記原始資料可以銷毀：(一)抵押權(quán)登記、地役權(quán)登記已經(jīng)注銷且自注銷之日起滿五年的;(二)查封登記、預(yù)告登記、異議登記已經(jīng)注銷且自注銷之日起滿五年的”[3]的規(guī)定，并參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國(guó)家檔案局8號(hào)令)第六條“機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種”的要求，筆者認(rèn)為，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的保管期限也可以定為永久、定期兩種，定期的再根據(jù)不同情況確定具體年限。
3.2保管期限
3.2.1永久類。
一為不動(dòng)產(chǎn)登記簿。不動(dòng)產(chǎn)登記簿是不動(dòng)產(chǎn)登記工作中極為重要的資料，在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中也具有極其重要的作用和地位，《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》第十三條規(guī)定“不動(dòng)產(chǎn)登記簿由不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)永久保存”[4]。二為主權(quán)利登記業(yè)務(wù)類型的原始登記資料。本文2.3段中，(1)至(6)類為不動(dòng)產(chǎn)主權(quán)利業(yè)務(wù)類型，是不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利歸屬的基礎(chǔ)，與之有關(guān)的登記檔案均為永久保管類。永久類不動(dòng)產(chǎn)登記檔案所對(duì)應(yīng)的登記業(yè)務(wù)一般為為申請(qǐng)人頒發(fā)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證書(注銷登記類業(yè)務(wù)不頒發(fā)證書)。
3.2.2定期類。
分為從權(quán)利登記業(yè)務(wù)類型和特殊登記業(yè)務(wù)類型的原始登記資料。本文2.3段中，(7)(8)類為不動(dòng)產(chǎn)從權(quán)利登記業(yè)務(wù)類型，(9)(11)(12)類為特殊登記業(yè)務(wù)類型，上述5類登記業(yè)務(wù)不改變所有權(quán)、使用權(quán)等主權(quán)利的歸屬，僅在一定期限內(nèi)對(duì)主權(quán)利產(chǎn)生影響，與之有關(guān)的登記檔案均為定期保管類。定期類不動(dòng)產(chǎn)登記檔案所對(duì)應(yīng)的登記業(yè)務(wù)一般為為申請(qǐng)人頒發(fā)不動(dòng)產(chǎn)登記證明(注銷登記類不頒發(fā)證明)。(10)類也是特殊登記業(yè)務(wù)類型，其檔案保管期限與其更正前登記檔案的保管期限一致。如，其更正前登記檔案是永久類，則該更正登記檔案也為永久類;其更正前登記檔案是定期類，則該更正登記檔案也為定期類。
綜上，筆者認(rèn)為：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案應(yīng)按“年度+不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)類型”分類，合并辦理的業(yè)務(wù)隨其中一個(gè)類型歸類;保管期限不同的檔案宜分開存放，即永久類和定期類檔案分開存放管理;定期類檔案到期后，其紙質(zhì)檔案列入可銷毀范圍，但在國(guó)家不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理辦法出臺(tái)之前，暫不實(shí)施銷毀。
相關(guān)刊物推薦：《檔案時(shí)空》于1981年12月創(chuàng)刊。由湖南省檔案局;湖南省檔案學(xué)會(huì)主辦。它是在黨的十一屆三中全會(huì)后全國(guó)檔案工作恢復(fù)、整頓的大環(huán)境下誕生的。
