發(fā)布時(shí)間：2017-11-27所屬分類：經(jīng)濟(jì)論文瀏覽：1次
摘 要： 下面文章以某服裝公司為研究對(duì)象，從崗位分工與授權(quán)，請(qǐng)購(gòu)與審批，采購(gòu)與驗(yàn)收，付款，監(jiān)督檢查等方面對(duì)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制展開詳細(xì)論述。通過實(shí)地調(diào)研發(fā)現(xiàn)存在崗位分工與授權(quán)不明確，內(nèi)部環(huán)境紊亂，制度建設(shè)趨于形式化，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理不規(guī)范，付款重復(fù)存在舞
下面文章以某服裝公司為研究對(duì)象，從崗位分工與授權(quán)，請(qǐng)購(gòu)與審批，采購(gòu)與驗(yàn)收，付款，監(jiān)督檢查等方面對(duì)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制展開詳細(xì)論述。通過實(shí)地調(diào)研發(fā)現(xiàn)存在崗位分工與授權(quán)不明確，內(nèi)部環(huán)境紊亂，制度建設(shè)趨于形式化，采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理不規(guī)范，付款重復(fù)存在舞弊，監(jiān)督力度不夠強(qiáng)等一系列不足。并且針對(duì)這些問題提出了相應(yīng)對(duì)策，希望對(duì)提高企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制提供有效參考。
關(guān)鍵詞： 采購(gòu)與付款,內(nèi)部控制,授權(quán)與審批
對(duì)于企業(yè)來說，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)最基本的業(yè)務(wù)之一，也是企業(yè)最容易出現(xiàn)差錯(cuò)和舞弊的業(yè)務(wù)之一。根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》采購(gòu)與付款可以界定為:購(gòu)買物資(或接受勞務(wù))及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。
其中主要包括企業(yè)的原材料、庫存商品、固定資產(chǎn)、工程物資、低值易耗品等。由于采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，容易產(chǎn)生漏洞，舞弊事項(xiàng)也經(jīng)常出現(xiàn)，所以有效的采購(gòu)與付款控制機(jī)制不僅可以降低企業(yè)成本和采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)更是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保證。
1 XK 公司采購(gòu)與付款有效控制的現(xiàn)狀
1.1 崗位分工與授權(quán)
人在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中是屬于比較活躍的因素，而企業(yè)員工的崗位分工將會(huì)直接影響到各自的職責(zé)和權(quán)限。[2]XK 公司目前崗位分工較為簡(jiǎn)單，主要是總經(jīng)理一把手掌控企業(yè)的重大事項(xiàng)和決策，下面分有銷售、財(cái)務(wù)、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、生產(chǎn)、和人事主管，在采購(gòu)方面，分有采購(gòu)員，其主要負(fù)責(zé)對(duì)外采購(gòu)生產(chǎn)所用的布匹、布料，買回來后將貨物交給倉(cāng)儲(chǔ)部的統(tǒng)計(jì)員，統(tǒng)計(jì)員將貨物直接入庫并在驗(yàn)收單上簽字，采購(gòu)員拿著收據(jù)就直接讓出納付款。從對(duì) XK 公司員工的觀察訪談來看，雖然設(shè)有會(huì)計(jì)職位，但對(duì)采購(gòu)的貨物基本沒有進(jìn)行記錄，而統(tǒng)計(jì)員也并不重視對(duì)采購(gòu)回來的物資的質(zhì)量與數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收、清點(diǎn)。崗位的設(shè)置形同虛設(shè)，員工在其位而不謀其職，造成人員浪費(fèi)。
在授權(quán)方面，XK 公司的基本情況是采購(gòu)人員需向財(cái)務(wù)部相關(guān)人員提供《付款申請(qǐng)表》、發(fā)票、到貨驗(yàn)收單、入庫證明等付款資料，財(cái)務(wù)部相關(guān)會(huì)計(jì)接到付款申請(qǐng)表單據(jù)后，審核原始單據(jù)是否符合規(guī)定，再檢查是否有相關(guān)授權(quán)人員的審批簽字，審核無誤后編制付款憑證，并交由出納復(fù)核，再進(jìn)行付款，支付完畢，出納還需在付款憑證上蓋章表明已付。
1.2 請(qǐng)購(gòu)與審批
因?yàn)椴少?gòu)與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)基本業(yè)務(wù)之一，所以該業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，工作量巨大，經(jīng)常性發(fā)生管理的漏洞，容易發(fā)生舞弊，企業(yè)應(yīng)該更加重視。[3]目前 XK 公司的采購(gòu)與付款的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系漏洞多，在請(qǐng)購(gòu)和審批方面存在許多不足之處，首先是在編制需求與采購(gòu)計(jì)劃中，各種布料的需求或采購(gòu)計(jì)劃不夠合理，采購(gòu)人員經(jīng)常性不按實(shí)際需求來安排采購(gòu)，有時(shí)會(huì)隨意超計(jì)劃采購(gòu)，與公司生產(chǎn)部門計(jì)劃采購(gòu)的物資數(shù)量時(shí)常不協(xié)調(diào)，造成浪費(fèi)。表 1 是生產(chǎn)部門計(jì)劃采購(gòu)與采購(gòu)部門實(shí)際采購(gòu)的各種布料的數(shù)量。
4 月份隨著氣候的轉(zhuǎn)暖，生產(chǎn)部門也開始計(jì)劃生產(chǎn)輕薄的衣服，對(duì)雪紡和牛仔料的需求量較大，而采購(gòu)部門卻沒有按照生產(chǎn)部門的需求量來購(gòu)買布料，造成采購(gòu)的布料與需求的布料的數(shù)量不匹配，進(jìn)而會(huì)影響公司的生產(chǎn)計(jì)劃，也會(huì)使得公司的銷量受到影響。同時(shí)，公司對(duì)采購(gòu)部門的采購(gòu)數(shù)量與采購(gòu)價(jià)格是否超預(yù)算，或者采購(gòu)的物資是否是預(yù)算之外的授權(quán)程序并不十分明確。
對(duì)于超預(yù)算與預(yù)算外審批權(quán)限 XK 公司有一定的授權(quán)程序，在采購(gòu)價(jià)格不超過 10 萬元的情況下，采購(gòu)員可直接采購(gòu)，對(duì)于采購(gòu)價(jià)格是否超預(yù)算的界定較寬松，采購(gòu)員具有較大的權(quán)限，這種情況可能會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)員舞弊的現(xiàn)象，而對(duì)于采購(gòu)數(shù)量是否超預(yù)算則沒有要求;對(duì)于預(yù)算內(nèi)的物資由采購(gòu)主管審批后再由采購(gòu)員采購(gòu)，預(yù)算外的物資由總經(jīng)理審批后交給采購(gòu)員采購(gòu)，但是對(duì)于是否預(yù)算內(nèi)的物資沒有明確規(guī)定，因此具有很強(qiáng)的主觀性。
1.3 采購(gòu)與驗(yàn)收
采購(gòu)與驗(yàn)收環(huán)節(jié)主要是對(duì)采購(gòu)方式、供應(yīng)商選擇和驗(yàn)收程序等方面進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。其中，選擇合適的供應(yīng)對(duì)公司降低采購(gòu)成本庫存成本，保證采購(gòu)物資質(zhì)量具有十分重要的意義。
在 XK 公司一年內(nèi)共 38 筆合同中 31%來自浙江，25%來自江蘇，19%來自廣東，14%來自河北，9%來自廣西，2%來自天津。供應(yīng)商的地理位置分布比較廣泛，增加了采購(gòu)員對(duì)供應(yīng)商調(diào)查的難度，往往調(diào)查的真實(shí)性會(huì)受到影響，進(jìn)而會(huì)給公司帶來很大的風(fēng)險(xiǎn)，并且運(yùn)輸?shù)奈锪髦芷谟址浅５拈L(zhǎng)，增加了物資在運(yùn)輸過程中受到損壞的風(fēng)險(xiǎn)，運(yùn)輸成本相對(duì)較高，而且出現(xiàn)問題的情況，現(xiàn)場(chǎng)解決的能力差，反應(yīng)時(shí)間較長(zhǎng)。此外，XK 公司沒有定制對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)供應(yīng)商的選擇存在很大主觀能動(dòng)性，自主權(quán)主要掌握在高管的手上，往往會(huì)指定某些供應(yīng)商為公司提供布料，采購(gòu)部直接實(shí)施采購(gòu)。
1.4 付款
付款是公司資金的直接流出，財(cái)會(huì)部門作為付款的執(zhí)行者，需要對(duì)采購(gòu)付款業(yè)務(wù)嚴(yán)格把關(guān)。對(duì)各種單據(jù)需認(rèn)真審核，經(jīng)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后再付款，付了款后還要進(jìn)行記錄并對(duì)相關(guān)單據(jù)加蓋"款已付訖"的戳記，以防重復(fù)付款。
公司的采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同、發(fā)票、原物料入庫單等憑證經(jīng)辦付款事項(xiàng)。如果付款額是在五萬元以下的，財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)合同、購(gòu)貨發(fā)票、驗(yàn)收記錄等資料，核實(shí)相符的情況下，予以簽批;如果付款額是在五萬元以上的，還需上報(bào)總經(jīng)理審批后，就由出納辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部主要工作是核實(shí)資料之后辦理付款相關(guān)事宜，何時(shí)支付也由其決定。這就使得財(cái)務(wù)部對(duì)資金支付具有很大的掌控性。資金運(yùn)轉(zhuǎn)與企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)有著密不可分的關(guān)系，如果過大的資金支付權(quán)掌握在部分人手中，可能會(huì)給企業(yè)帶來一定的資金支付環(huán)節(jié)的腐敗問題。
1.5 監(jiān)督檢查
XK 公司的規(guī)模并不大，像這種類型的中小企業(yè)可能考慮成本等因素既沒有設(shè)置相關(guān)的審計(jì)部門，更不會(huì)成立審計(jì)委員會(huì)對(duì)其的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督。每年接受高層管理人員的重點(diǎn)檢查的一般只有財(cái)務(wù)部。由此可見，XK 公司其他部門的監(jiān)督情況較為薄弱，從對(duì)該公司的調(diào)查訪談來看，公司部門與部門之間也不存在相互監(jiān)督的情況。
2 采購(gòu)與付款有效控制問題及原因
2.1 公司管理者對(duì)崗位分工與授權(quán)不夠重視
XK 公司的管理層由于缺乏現(xiàn)代企業(yè)管理理念，只注重企業(yè)的短期目標(biāo)現(xiàn)利潤(rùn)的增長(zhǎng)上，忽略了崗位的具體分工與采購(gòu)授權(quán)等公司內(nèi)部有效控制的建設(shè)，這將不利企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。又由于公司各工作人員有不同的文化背景、工作方式，也造成采購(gòu)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，因此各個(gè)采購(gòu)人員的工作積極性也不盡相同。表 2 是 XK 公司主要工作人員的學(xué)歷人數(shù)，只有財(cái)務(wù)部的工作人員學(xué)歷較高外，其他部門的學(xué)歷普遍是專科，采購(gòu)部更多的是高中學(xué)歷，這往往會(huì)造成上級(jí)和下級(jí)的分工理解會(huì)有所出入，管理者在授權(quán)批準(zhǔn)方面也是得過且過。在布匹、布料采購(gòu)方面，需要業(yè)務(wù)員和質(zhì)檢員能夠準(zhǔn)確判斷布匹的外觀質(zhì)量并劃分等級(jí)，然而 XK 公司人員的對(duì)相關(guān)采購(gòu)人員的培訓(xùn)機(jī)制不夠完善，使得原本學(xué)歷不高的采購(gòu)人員，其業(yè)務(wù)又得不到進(jìn)一步提升。其次，公司在人力、物力、財(cái)力上對(duì)采購(gòu)與付款的有效控制建設(shè)投入很少，使得其發(fā)展處于停滯階段。
2.2 制度建設(shè)趨于形式化
XK 公司規(guī)模較小，在職務(wù)安排上不夠完善，部門之間分工又不夠明確，員工之間也經(jīng)常出現(xiàn)相互推卸責(zé)任及越權(quán)審批等問題，從而降低工作效率和制度的執(zhí)行率。《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》規(guī)定"企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)、本規(guī)范及其配套方法，制定本企業(yè)內(nèi)部控制制度并組織實(shí)施"。[6]而 XK 公司在采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)控制活動(dòng)環(huán)節(jié)上，有少量的相關(guān)制度，不完善，并且趨于形式化，實(shí)際操作性差。尤其是在請(qǐng)購(gòu)與審批制度方面，公司沒有制定緊急請(qǐng)購(gòu)流程，導(dǎo)致采購(gòu)員以緊急為由，先采購(gòu)后申請(qǐng)，與生產(chǎn)部門的需求不協(xié)調(diào)，采購(gòu)不合適的布料，影響銷量。此外，該公司從編制需求與采購(gòu)計(jì)劃到采購(gòu)申請(qǐng)、供應(yīng)商選擇到最后的付款審核，都缺乏了具體的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，使得其產(chǎn)生漏洞的可能性就越大，就會(huì)影響到整個(gè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)流程，造成的損失更多。
2.3 采購(gòu)與驗(yàn)收環(huán)節(jié)漏洞多
一方面為了節(jié)約勞動(dòng)力成本，XK 公司招聘的員工普遍學(xué)歷、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，所以采購(gòu)人員和驗(yàn)收人員并沒有履行好自己的職責(zé)。如驗(yàn)收人員不履行好自己的職責(zé)就會(huì)容易引起采購(gòu)人員的舞弊行為，造成職權(quán)不明確，還會(huì)發(fā)生造假等現(xiàn)象。從另一個(gè)方面看來，企業(yè)也沒有認(rèn)識(shí)有效內(nèi)部控制制度的重要性。事前沒有系統(tǒng)的預(yù)測(cè)采購(gòu)與驗(yàn)收潛在的風(fēng)險(xiǎn)，主要是憑管理者的主觀意識(shí)做出判斷，往往出現(xiàn)問題時(shí)才考慮要如何去應(yīng)對(duì)。事中沒有健全的監(jiān)督機(jī)制去處理采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)上出現(xiàn)問題。事后也并沒有通過經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)來提高企業(yè)有效內(nèi)部控制制度的意識(shí)。
2.4 付款環(huán)節(jié)控制不到位
在與供應(yīng)商結(jié)算方面 XK 公司沒有建立良好的付款核算制度，財(cái)務(wù)部與采購(gòu)部相關(guān)人員也沒有定期對(duì)貨款結(jié)算情況進(jìn)行溝通，從而導(dǎo)致重復(fù)付款，付款不及時(shí)的問題等。在審批付款限額上，財(cái)務(wù)部門擁有較大的付款權(quán)限，主觀隨意性較大，會(huì)在付款環(huán)節(jié)上弄虛作假，尤其是在訂單數(shù)量較小的情況下，購(gòu)買不符合質(zhì)量要求的材料，收取回扣，支付小額貨款，容易造成資金損失，影響公司收益。
2.5 監(jiān)督力度不夠強(qiáng)
XK 公司由于受到規(guī)模的限制，沒有設(shè)置審計(jì)部門，內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和管理制度是否合理、合規(guī)和有效的獨(dú)立評(píng)價(jià)，在某種意義上說是對(duì)其他有效控制的再控制。[5]XK 公司主要受到法人治理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督，其獨(dú)立性不強(qiáng)，難以有效發(fā)揮其應(yīng)有的監(jiān)督作用。財(cái)務(wù)部與采購(gòu)部之間也只是機(jī)械按照各部門的并不完善的制度執(zhí)行工作，在實(shí)際過程中也并為彼此監(jiān)督，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的不足之處，監(jiān)督力度沒有得到很好的落實(shí)。再來就是員工對(duì)內(nèi)部控制制度理解上的差異或者是有意識(shí)的舞弊，企業(yè)沒有對(duì)內(nèi)部控制制度的檢查監(jiān)督，也使得監(jiān)督的有效性大打折扣。
3 采購(gòu)與付款有效控制優(yōu)化建議
3.1 改善員工素質(zhì)
XK 公司的領(lǐng)導(dǎo)者首先要轉(zhuǎn)變自身的態(tài)度和想法，將公司內(nèi)部控制環(huán)境的優(yōu)化提到日程上，其中最需要優(yōu)化的就是員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。公司需著重培養(yǎng)采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)知識(shí)的掌握，對(duì)與原材料，如各種布匹質(zhì)量的辨認(rèn)能力，要很好地區(qū)分開各種顧客的材料需求，還要求采購(gòu)人員有較強(qiáng)的市場(chǎng)掌握度，能夠準(zhǔn)確及時(shí)收集市場(chǎng)和供應(yīng)商相關(guān)信息。公司可以定期組織其進(jìn)行培訓(xùn)，聘請(qǐng)專家對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)，加強(qiáng)員工的專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)公司還應(yīng)該建立競(jìng)爭(zhēng)上崗、關(guān)鍵崗位輪換等制度，培養(yǎng)采購(gòu)人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，降低采購(gòu)人員的舞弊行為。
3.2 改進(jìn)采購(gòu)與付款控制活動(dòng)
XK 公司在控制活動(dòng)方面沒有很完善的制度去規(guī)范，簡(jiǎn)單的規(guī)章制度形同虛設(shè)。而有效的控制制度和政策是為控制活動(dòng)提供了更好的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。因此，結(jié)合實(shí)際情況 XK 公司可以從不相容職務(wù)相分離、授權(quán)批準(zhǔn)和預(yù)算等方面進(jìn)行控制活動(dòng)。首先 XK 公司應(yīng)當(dāng)明確各個(gè)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，建立采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，確保辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的不相容職務(wù)相互分離、制約和監(jiān)督。例如物資的采購(gòu)人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)的記錄;采購(gòu)人員應(yīng)該與負(fù)責(zé)付款審批的人員相互分離等。
其次，設(shè)立專門的采購(gòu)中心負(fù)責(zé)整個(gè)采購(gòu)工作。采購(gòu)中心的業(yè)務(wù)員中必須有懂得企業(yè)所需物資方面知識(shí)的人員，防止所采物資不適合等造成的成本增加。采購(gòu)人員建立誠(chéng)信檔案，定期考評(píng)建立獎(jiǎng)懲制度與晉升直接掛鉤。并且每次采購(gòu)不派單人，派人具有隨機(jī)性不固定，形成相互監(jiān)督機(jī)制。除此之外明確好采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行的授權(quán)批準(zhǔn)流程，嚴(yán)禁未經(jīng)過授權(quán)的機(jī)構(gòu)和人員辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)。最后根據(jù) XK 公司的現(xiàn)狀，可以在生產(chǎn)、采購(gòu)和倉(cāng)儲(chǔ)部門進(jìn)行預(yù)算控制。需要使用物資的先進(jìn)行申請(qǐng)，然后對(duì)其可行性和合理性進(jìn)行分析，分析通過了就要填制預(yù)算單交給管理層和部門負(fù)責(zé)人審批，通過后即可采購(gòu)。
為了使得物資采購(gòu)能夠更加合理控制，可以加入市場(chǎng)調(diào)查元素，根據(jù)季節(jié)和供求來確定物資價(jià)格，填寫好資金使用計(jì)劃表進(jìn)行審批，通過后方可采購(gòu)。
3.3 強(qiáng)化內(nèi)外部制度監(jiān)督作用
根據(jù) XK 公司企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)監(jiān)督活動(dòng)來看，主要包括內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督兩個(gè)部分。XK 公司外部的監(jiān)督是把客戶對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)情況等的反饋?zhàn)鳛橥獠勘O(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)，其次，在定期聘請(qǐng)注冊(cè)會(huì)計(jì)師等企業(yè)外部人員對(duì)公司采購(gòu)與付款的內(nèi)部有效控制執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，并對(duì)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、流程、制度等提出改善意見。對(duì)于內(nèi)部監(jiān)督，XK 公司可以設(shè)立審計(jì)部門并定期或不定期對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程進(jìn)行監(jiān)督，在不同的環(huán)節(jié)上采用不同的監(jiān)督方式：
①在布料供應(yīng)商的選擇上，應(yīng)對(duì)采購(gòu)部門選定的供應(yīng)商是否具有資格認(rèn)證進(jìn)行監(jiān)督，并審批其招標(biāo)的程序。
②在確定衣服價(jià)格的時(shí)候，要判斷其價(jià)格確定的依據(jù)是否充分，并對(duì)評(píng)標(biāo)、談判、詢價(jià)的人員構(gòu)成進(jìn)行合理地監(jiān)督。
③在合同簽訂的監(jiān)督事項(xiàng)中，應(yīng)對(duì)合同審批流程是否合規(guī)、內(nèi)容是否合法、相關(guān)檔案資料是否完整等進(jìn)行監(jiān)督。
④在驗(yàn)收環(huán)節(jié)，著重對(duì)驗(yàn)收人員進(jìn)行監(jiān)督檢查，其次看物資是否按規(guī)定程序辦理入庫手續(xù)及其數(shù)量、規(guī)格是否與規(guī)定的樣品一致。
⑤在付款方面，應(yīng)對(duì)有關(guān)票據(jù)是否真實(shí)、可靠進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)于采購(gòu)資金的挪用進(jìn)行嚴(yán)厲把關(guān)，對(duì)付款程序是否合規(guī)，有沒有經(jīng)過相應(yīng)授權(quán)人員的審批等。
參考文獻(xiàn):
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