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摘 要： 摘要：結(jié)構(gòu)化存儲的直接目的就是為了在必要的時候快速找到所需的知識點，檢索的目的是為了利用知識.知識的利用就是知識從理論到實踐轉(zhuǎn)化的過程。 1個人知識管理工具的類型 個人知識管理是知識識別、獲
摘要：結(jié)構(gòu)化存儲的直接目的就是為了在必要的時候快速找到所需的知識點，檢索的目的是為了利用知識.知識的利用就是知識從理論到實踐轉(zhuǎn)化的過程。
1個人知識管理工具的類型
個人知識管理是知識識別、獲取、開發(fā)、共享、利用和評價的過程。研究者從不同角度對個人知識管理工具進行了不同的分類。鐘琳從企業(yè)中知識的生命周期角度將其分為3類：產(chǎn)生、編碼和傳播工具。潘旭偉等人從知識管理概念模型角度，將其劃分為知識獲取、知識開發(fā)、知識鎖定、知識共享、知識利用、知識評價工具6類。徐福緣等人從知識轉(zhuǎn)化過程的角度將其分為知識社會化、知識外化、知識轉(zhuǎn)換、知識內(nèi)化工具4類。
本文從個人知識管理工具所實現(xiàn)功能的角度。將其分為功能單一的知識管理工具和綜合性的知識管理系統(tǒng)。①功能單一的個人知識管理工具主要實現(xiàn)某種特定功能。比如：時間管理工具Desklook，Atnotes，Outlook，Gmail，Google日歷等，文檔管理工具TotalCommander.Office等，知識獲取工具Google、鮮果、百度等。知識積累工具Blog，Wiki，知識的交流共享工具ICQ，MSN，QQ等;②綜合性的個人知識管理系統(tǒng)。包括PKM2，Mybase，No—teExpress.Evemote，OneNote，針式個人知識管理系統(tǒng)，Websaver(網(wǎng)博士)等。它建立在多種知識管理技術(shù)之上，綜合了多種知識管理功能。通常包括：導人導出各種類型的文件;對導人的記錄具有編輯功能;網(wǎng)頁抓取功能;邏輯檢索功能;隱私保護功能;自動備份功能。
2個人知識管理工具的比較
2.1操作維度
2.1.1操作的便捷性
當前各款知識管理工具都考慮到了操作的便捷性，使用戶更方便地獲得和管理知識，提高效率。
PKM2的主要功能均可通過拖放操作。網(wǎng)頁上的文字或圖片可拖放到懸浮窗保存.目錄的分類可通過拖放重組，文章也可以通過批量拖放重新分類，附件可以通過拖放導入附件框。
Mybase的監(jiān)視剪貼板功能可以在不離開Web或其它應用程序的情況下自動粘貼、命名、保存所選取的內(nèi)容。同時。它的Web收集器功能可以直接從IE中捕捉Web頁面并保存到My.base中。
OneNote支持手寫和語音輸入，并能將其轉(zhuǎn)換成文本。在會議上，使用OneNote進行記錄最為方便快捷。其“隨手鍵入”功能允許在窗口任意位置記錄.退出時不用按“保存”就可以把記錄保存下來。
2.1.2操作的安全性
在使用知識管理工具對個人的知識進行管理時，難免會因操作上的疏忽或意外斷電而導致重要信息的丟失或泄露。因此，安全性成為評價個人知識管理工具的一個重要指標。
PKM2將所有數(shù)據(jù)均保存在Projects目錄的各個子項目中，拷入、拷出相應文件夾即可完成數(shù)據(jù)的備份和恢復。針式個人知識管理系統(tǒng)具有自動備份功能，并且可以設置兩個自動備份路徑，使重要資料得到最大程度的保護。CyberArticle則將所有數(shù)據(jù)保存在數(shù)據(jù)庫中，依托于數(shù)據(jù)庫的安全性和穩(wěn)定性進行數(shù)據(jù)的可靠保護。Mybase不僅將所有數(shù)據(jù)保存在相應的數(shù)據(jù)庫中，而且還允許對數(shù)據(jù)庫加密，進一步提高了數(shù)據(jù)的安全性。Ever-Note為了防止數(shù)據(jù)的丟失采取了數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)庫同步、保存資料修改歷史3種策略，同時也提供了加密功能。相比而言，Note.Express不支持數(shù)據(jù)庫加密，保密性不高;但是它支持回收站，因而可以避免資料被誤刪。
通過比較可以得出.EverNote在安全性方面考慮的更為周密。因此，在操作的安全性方面，EverNote是人們用來管理個人知識的首選。
2.2知識處理維度
2.2.1知識的獲取
在知識獲取方面.PKM2以拖放方式采集網(wǎng)頁內(nèi)容，以導入文件的方式采集本地文件內(nèi)容，以筆記方式記錄思想片斷和知識點。Mybase采用IE而非內(nèi)置的Web引擎來展現(xiàn)所獲取的網(wǎng)頁內(nèi)容，它只在需要瀏覽網(wǎng)頁時才調(diào)入IE，因此首次查看網(wǎng)頁時有一點停頓，此后就非常平滑，減少了內(nèi)存和系統(tǒng)資源占用Websaver不僅可以用多種方式保存網(wǎng)頁、圖片、Flash動畫Word文檔、PDF文檔、信息片段等，還支持自動保存、批量保存和完全可定制的過濾保存，如過濾掉廣告或僅保存大圖片等EverNote通過高亮度選擇文本或者圖片然后點擊鼠標右鍵的“cliptoEverNote”自動保存所需資料。同時，其快捷按鈕還自動嵌入到IE瀏覽器的工具欄中，方便用戶在瀏覽網(wǎng)頁的同時及時存儲所需信息。
在抓取網(wǎng)頁內(nèi)容方面，Evernote功能最為強大，不僅能準確訂制抓取范圍，而且內(nèi)容在進人Evernote后，完全像一則筆記而不是網(wǎng)頁。
2.2.2知識的組織
在知識組織方面.絕大多數(shù)知識管理工具采用傳統(tǒng)的資源管理方式——樹形分類管理系統(tǒng)，這樣的結(jié)構(gòu)能夠使各個知識點一目了然，同時也符合人們使用習慣。在目錄樹重組時。當前文件夾、下級各文件夾及各文件夾包含的文章均保持原有關(guān)系結(jié)構(gòu)劃人新類。
WebSaver采用了標簽管理的思想，其左側(cè)的樹狀結(jié)構(gòu)不再是原意義的目錄，而是標簽。兩者最明顯的區(qū)別是，一個節(jié)點只能屬于一個目錄，但可以擁有多個標簽。這樣就可以為每篇文章添加一個或多個標簽，方便了瀏覽和管理。另外，WebSaver的快捷分類功能可以自動的把具有相同屬性的文章聚合到一起.最大限度的提升了信息組織和管理的效率。
Mybase的樹型分類管理系統(tǒng)允許直接輸入任意大小的文本、表格，或以附件形式加入任何類型的文件，并可選擇對資料庫進行l(wèi)一8級壓縮，以節(jié)省存儲空間。
EverNote則采取綜合性資料管理方式：左側(cè)仍采用樹形結(jié)構(gòu)，右側(cè)則變成筆記的線性序列，將所有筆記組織為一個長長的紙帶，并按照錄入時間的先后順序?qū)⑺鼈兣帕衅饋怼Ｖ灰蟿訚L動條，就可以瀏覽所有筆記。新建筆記時，也只需在紙帶最底端的空白處填寫新內(nèi)容即可。
2.2.3知識的編輯
PKM2帶有一個HTML所見即所得編輯器，界面和功能與Word編輯器相差無幾，可以實現(xiàn)對表格、圖片、文字、段落等對象的復雜排版。
WebSaver和CyberArtiele中帶有內(nèi)置的網(wǎng)頁文本編輯器.通過它可以完成大部分的網(wǎng)頁編輯操作。比如插入圖像、超鏈接、表格，設置文字格式、對齊方式等;支持外部閱讀器和編輯器，可導入外部編輯器來編輯網(wǎng)頁。此外，WebSaver網(wǎng)博士新增加的網(wǎng)頁橡皮功能可快速清除網(wǎng)頁中的各類廣告、無用圖片等。
Mybase所有資料信息都以RichText格式來保存，除基本的編輯功能.Mybase允許用戶將事先編輯好的“Mybase文件夾”定置為模板，使用時可直接從模板中導人定置好的資料結(jié)構(gòu)。
OneNote是微軟Office中的一員.它繼承了Word中強大的文字編輯功能，與Office其它軟件的兼容性更好。
2.2.4知識的存儲
PKM2將網(wǎng)頁上抓取的文字和圖片、本地導入的文件或圖片等數(shù)據(jù)集中存儲與PKM2同級的Projects目錄下，每個目錄都是一個獨立的項目。數(shù)據(jù)存儲采用開放的通用數(shù)據(jù)格式：HTML文件和ACCESS數(shù)據(jù)庫，這樣既保證了存儲的快捷性和數(shù)據(jù)的安全性，又有利于在數(shù)據(jù)層上進行二次開發(fā)和利用。針式個人知識管理系統(tǒng)以Word文檔的格式保存網(wǎng)頁，而不是普通網(wǎng)頁的形式，方便了標注、修改等操作。
Mybase將所有內(nèi)容均保存為節(jié)點的附件文件，筆記也保存為一個附件文件，只是被命名為帶.RTF擴展名的特殊項，一般不會顯示出來;其它內(nèi)容，如抓取的網(wǎng)頁，則直接保存為附件。因此，Mybase中輸入的內(nèi)容與抓取的網(wǎng)頁內(nèi)容一般是分開顯示的，這樣的設計給系統(tǒng)擴展帶來極大的便利性、靈活性與統(tǒng)一性，但不足之處是網(wǎng)頁與筆記不能整合在一起。
CyberArticle將采集的所有資料，包括文字、圖像、Flash等都以網(wǎng)頁的形式保存在CyberArticle書籍中。
2.2.5知識的檢索
當個人在工作、學習、生活中面臨各種問題時，借助個人掌握的知識，應用到實踐中以解決問題，創(chuàng)造個人價值。因此，找到有用的知識并加以利用是實現(xiàn)個人知識從個人知識形態(tài)本身到個人價值轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵。
PKM2可對庫存資料進行多關(guān)鍵詞全文檢索，對記錄集模糊匹配;可在標題、正文內(nèi)容、作者等字段中快速定位所需資料：可以整庫搜索，也可在指定類別及其下級類別中搜索。
Websaver可對標題、注釋、信息全文進行指定范圍、日期、下載來源、大小寫無關(guān)、模糊搜索等組合方式的搜索，同時也支持Internet搜索。
Mybase在搜索方面比資源管理器高效。可以同時按標題內(nèi)容和包含的關(guān)鍵字進行搜索。
針式個人知識庫管理系統(tǒng)在搜索功能上更勝一籌。各種搜索方式高度集成在主界面中，能夠按標題實時瞬間搜索，支持W0rd，Excel，PDF等200多種文件類型的全文快速索引.并且集成了Google和百度的桌面搜索功能
2.3知識共享維度
PKM2設計之初就已將知識共享作為其首要功能。并在設計上完全體現(xiàn)了知識共享的精神。進入PKM2的數(shù)據(jù)可以導出為標準的XML數(shù)據(jù)供其它系統(tǒng)使用，可以導出為CHM電子書便于網(wǎng)絡傳閱，也可以生成EXE文件供單機查閱，還可以直接發(fā)布為Web文章系統(tǒng)，在互聯(lián)網(wǎng)上共享EverNote的數(shù)據(jù)可以選擇保存至服務器端.各個客戶端都可以與服務器同步，方便那些移動辦公，或者是使用多臺電腦的人協(xié)同工作。EverNote突破了平臺限制，只要能夠瀏覽網(wǎng)頁.就可以使用。其最新版本可以支持桌面軟件以及手機的同步。
CyberArticle網(wǎng)文快捕可以將數(shù)據(jù)完整的導出為磁盤文件，脫離CyberArticle進行瀏覽，也可以將資料制作成電子書(支持EXE.CHM格式)。
用Mybase做成的數(shù)據(jù)庫文件可以生成exe可執(zhí)行文件。中外.Mybase資料夾中的內(nèi)容可以保持其樹形結(jié)構(gòu)導出到磁盤上以文件目錄形式保存。
3個人知識管理工具的選擇
通過上述比較分析，可以發(fā)現(xiàn)每款個人知識管理工具都各具特色，在知識管理的某個領域具有優(yōu)勢，而另一個領域則相對不足。因此，在選擇知識管理工具時，應考慮到個體的實際情況和需求。且應注意以下方面：
(1)由于個人知識構(gòu)成的復雜性和形式的多樣化，不存在可以全面解決知識管理問題的某個“全能”工具。為了進行有效的知識管理，往往需要使用多種知識管理工具協(xié)同操作，優(yōu)勢互補。
(2)知識管理工具其實質(zhì)只是工具，人才是知識管理過程的關(guān)鍵要素，應充分發(fā)揮人的作用，有效平衡人與技術(shù)兩種要素。
(3)個人在選擇知識管理工具時，要針對自身學習及工作需要，結(jié)合自己的知識結(jié)構(gòu)及學習習慣。
