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摘 要： 檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性。因此，認(rèn)定電子文件的原始性，是保證其具有憑證作用的關(guān)鍵。 一、 電子文件原始性的認(rèn)定 對(duì)于紙質(zhì)文件來說， 內(nèi)容 的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始
檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性。因此，認(rèn)定電子文件的原始性，是保證其具有憑證作用的關(guān)鍵。
一、 電子文件原始性的認(rèn)定
對(duì)于紙質(zhì)文件來說， 內(nèi)容 的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何一項(xiàng)形式上的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對(duì)電子文件的原始性進(jìn)行認(rèn)定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
(一)、電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在 網(wǎng)絡(luò) 上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。
(二)、電子文件制作過程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時(shí)它只不過制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵觥＿@個(gè)“窗口”可以在眾多的電子 計(jì)算 機(jī)上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時(shí)間、不同地點(diǎn)、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個(gè)是“原件”，哪個(gè)是“復(fù)制件”。
(三)、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。因此，長(zhǎng)期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。
(四)、電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。
(五)、電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。
(六)、 目前 電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。
電子文件的這些特點(diǎn)使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和 方法 來判斷它的原始性，需要為它建立一個(gè)新的“原始性”概念。對(duì)于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是在當(dāng)時(shí)由原作者撰寫或制作出來的，此后又從未修改過，我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實(shí)在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為惟一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù) 現(xiàn)代 信息技術(shù)的特點(diǎn)和 社會(huì) 各方面對(duì)電子文件的需要，我們認(rèn)為建立這樣一個(gè)“原始性”的新概念是適當(dāng)和必要的，它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“ 歷史 記錄”和“社會(huì)記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。但是，對(duì)這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護(hù)卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個(gè) 問題 的解決有賴于信息技術(shù)的進(jìn)步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān)法律的建立和完善。 二、 確保 電子 文件原始性的技術(shù)措施
電子文件是高 科技 的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術(shù)決定的。隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。
(一)、加密技術(shù)
電子通信系統(tǒng)中可采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密。在 網(wǎng)絡(luò) 中的每一個(gè)加密通信者擁有一對(duì)密鑰：一個(gè)是可以公開的加密密鑰，另一個(gè)是嚴(yán)格保密的解密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方用只有自已知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發(fā)送電子文件，而只有收方才能識(shí)別這些加密的電子文件 內(nèi)容 。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內(nèi)容來，無法對(duì)它進(jìn)行篡改，從而保護(hù)電子文件在傳輸過程中的原始性、真實(shí)性。
(二)、簽署技術(shù)
目前 在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名;另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認(rèn)， 計(jì)算 機(jī)將這種“簽名圖像”接收下來，并確認(rèn)簽名者與電子文件的關(guān)系。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中還可把這種簽名設(shè)置為一種批準(zhǔn)指令，經(jīng)電子計(jì)算機(jī)審核簽名有效后方可進(jìn)入下一階段的操作。另一種是利用“雙密鑰碼”在電子文件上進(jìn)行數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是一種字母數(shù)字串，發(fā)方利用自己的不公開密鑰對(duì)發(fā)出的電子文件進(jìn)行加密處理，生成一個(gè)“數(shù)字簽名”，與電子文件一起發(fā)出，同時(shí)還帶走一個(gè)可使其生效的公開密鑰。收方用發(fā)方的公開密鑰運(yùn)用特定的計(jì)算 方法 解碼檢驗(yàn)簽名。假如結(jié)果位串與傳輸?shù)囊恢拢敲幢阌谐渥愕睦碛上嘈艃蓚�(gè)事實(shí)：一是這份電子文件確實(shí)來自發(fā)方，其內(nèi)容沒有被人作過修改，從而證明其原始性;二是發(fā)方也必須承認(rèn)這份電子文件確實(shí)是自己發(fā)出，對(duì)它的生效應(yīng)負(fù)全部責(zé)任。和紙質(zhì)文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對(duì)該電子文件的權(quán)力和責(zé)任，這種技術(shù)在電子文件管理中具有廣泛的 應(yīng)用 前景。
(三)、消息認(rèn)證
電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長(zhǎng)度，如64比特為一段，發(fā)方和收方共同選定一個(gè)64比特長(zhǎng)的序列及密鑰，發(fā)方運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰對(duì)電子進(jìn)行加密運(yùn)算后得到這份電子文件的“認(rèn)證字”，將電子文件和認(rèn)證字一同發(fā)送出去。收方也同樣運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰計(jì)算該電子文件的認(rèn)證字，如果計(jì)算結(jié)果和他所收到的認(rèn)證字一致，即可認(rèn)定這份電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時(shí)是一致的，進(jìn)而證明這份電子文件的原始性、真實(shí)性。
(四)、身份驗(yàn)證
為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問，有些系統(tǒng)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，如銀行系統(tǒng)用戶使用個(gè)人密碼驗(yàn)證，有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問;如果一種驗(yàn)證不合格，該用戶就會(huì)被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗(yàn)證技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制。
(五)、防火墻
這是一種訪問控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測(cè)所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡
是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和代理服務(wù)等。據(jù)行家預(yù)測(cè)，在不遠(yuǎn)的將來，加密軟件標(biāo)記和數(shù)字簽名等認(rèn)證技術(shù)可能會(huì)直接做進(jìn)防火墻中。
(六)、防寫措施
目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀式光盤(CD-ROM)只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息;一次寫入式光盤(WORM)可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。
上述這些技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子文件的真實(shí)、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術(shù)的完善和普及，電子文件的原始性、真實(shí)性可得到更為可靠的認(rèn)定和更加有效的保護(hù)，從而確保電子文件的憑證作用。
三、 確保電子文件原始性的管理措施
在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實(shí)施。建立并執(zhí)行一整套 科學(xué) 、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護(hù)電子檔案原始性、真實(shí)性的最重要措施。電子文件全過程管理中有關(guān)維護(hù)其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：
(一)、加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理
電子文件是由人制作的，其存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的，因此，對(duì)參加電子文件制作和管理的人進(jìn)行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、沒有良好的工作作風(fēng)的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴(yán)格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實(shí)性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素，易受外界 影響 ，任何一個(gè)好成份，在沒有管理要求的情況下，也會(huì)逐漸懈怠甚至可能變壞。加強(qiáng)對(duì)電子文件制作 和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴(yán)格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實(shí)性的重要措施。另外還要進(jìn)行 教育 ，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。
(二)、電子文件的制作過程要職責(zé)分明
電子文件的制作人員，應(yīng)對(duì)其制作的電子文件的真實(shí)性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計(jì)項(xiàng)目，更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個(gè)參與人員負(fù)其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。一般來說，不相干人員不能進(jìn)入他人的責(zé)任范圍，工作需要時(shí)可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。
(三)、建立電子文件全過程管理的制度
電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進(jìn)行收集、積累，如何進(jìn)行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴(yán)格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會(huì)對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成極大危害。
電子文件歸檔應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)載體有嚴(yán)格要求，并且明確保護(hù)措施，不致因載體原因而對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成危害。為實(shí)現(xiàn)電子檔案長(zhǎng)期保存所必須進(jìn)行的載體轉(zhuǎn)換也要采取明確的措施，防止在轉(zhuǎn)換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動(dòng)，也會(huì)給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案的開發(fā)利用活動(dòng)的管理。
(四)、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)
紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)再發(fā)生變化，人們可從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實(shí)記錄可以證實(shí)電子文件的原始性和真實(shí)性。
電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實(shí)時(shí)記錄功能，隨時(shí)將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實(shí)電子文件真實(shí)可靠的有效依據(jù)。對(duì)于從收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動(dòng)記錄功能記錄有關(guān)信息;對(duì)于以存儲(chǔ)載體方式進(jìn)行收集、積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。
總之，維護(hù)電子文件的憑證作用，涉及到多方面因素，它有賴于信息技術(shù)的進(jìn)步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān) 法律 的建立和完善，還需要建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，這些都是維護(hù)電子檔案憑證作用的重要措施。
