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摘 要： 近年來，大多數(shù)科研院所積極探索檔案管理創(chuàng)新的途徑與方法，積極探索建立部門全覆蓋、類別檔案管理全覆蓋的新模式，充分整合檔案信息資源，提升了檔案工作的綜合管理水平。科研院所的檔案工作逐步走上了標準化、規(guī)范化、信息化的軌道。 1規(guī)范化、科學(xué)化的檔
近年來，大多數(shù)科研院所積極探索檔案管理創(chuàng)新的途徑與方法，積極探索建立部門全覆蓋、類別檔案管理全覆蓋的新模式，充分整合檔案信息資源，提升了檔案工作的綜合管理水平。科研院所的檔案工作逐步走上了標準化、規(guī)范化、信息化的軌道。
1規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是科研院所必須做好的一項基礎(chǔ)性工作
當(dāng)今世界已進入知識經(jīng)濟和信息時代，信息已成為比資本更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為科研院所科研等活動的真實記錄，作為與科研院所同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在科研院所管理等方面正積極地發(fā)揮重要作用。
在科研院所發(fā)展的同時，檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本院所業(yè)務(wù)特點、體現(xiàn)院所規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不滯后于科研院所發(fā)展速度，全面地記錄和反映院所建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過程，是檔案管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，是一項緊迫的任務(wù)。這將為院所各項綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險，提高院所的市場競爭力、推動院所持續(xù)發(fā)展起重要作用，也是衡量院所管理水平的重要標志。
2檔案管理模式上集中統(tǒng)一，實體分部門保管利用是檔案管理工作的發(fā)展方向
檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用。但結(jié)合科研院所具體實際情況來看，有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應(yīng)當(dāng)前院所發(fā)展的需要，必須進行創(chuàng)新。其中，包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用六個環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。
科研院所的科研項目一旦研究成功，就將享有知識產(chǎn)權(quán)，其有關(guān)的文件、報表、合同管理是絕對機密，所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外，科研院所組織機構(gòu)眾多，涉及院所業(yè)務(wù)拓展、專項研究、會議公關(guān)活動等方方面面，這些部門承擔(dān)的大量繁重的業(yè)務(wù)支撐工作。
檔案管理也要符合這一特點，要加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理，確定院所檔案文件材料的歸檔范圍，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環(huán)節(jié)，在模式上集中統(tǒng)一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。
在模式上集中統(tǒng)一，即要求院所各部門所保管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時，各部門都要復(fù)制一套目錄交檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄移交，這樣會更清楚地整體記錄院所發(fā)展和業(yè)務(wù)管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。
3認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度，加強檔案管理的規(guī)范化建設(shè)
為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度。有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。完善檔案工作制度管理應(yīng)該包含三個方面內(nèi)容：一是將檔案管理制度正式納入科研院所管理制度，明確管理檔案的部門或人員。二是建立健全院所檔案工作各項制度，依據(jù)制度對有關(guān)部門進行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。三是檔案管理人員對檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入科研院所管理運行程序，從而切實把院所檔案管理納入制度化軌道。比如，確定分管領(lǐng)導(dǎo)和專(兼)職檔案人員，負責(zé)對檔案管理的組織協(xié)調(diào)工作和檔案的收集和整理工作。
各部門指定人員為兼職檔案員，負責(zé)本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、移交等工作，業(yè)務(wù)上受院所檔案人員的監(jiān)督、指導(dǎo)。檔案管理人員平時要認真做好收集、整理、管理工作，做到及時、主動收集存檔的資料;按時歸檔、定期整理并經(jīng)常檢查;整理有序，科學(xué)管理，分柜存放，方便查找。
要將檔案管理工作納入院所業(yè)務(wù)管理程序，納入院所各業(yè)務(wù)部門、職能部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍;在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。
