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摘 要： 高校評(píng)估與高校檔案管理是一種相輔相成、互為基礎(chǔ)、相互促進(jìn)的關(guān)系,高校檔案是高校評(píng)估的基礎(chǔ)和支撐，高校評(píng)估促進(jìn)高校檔案建設(shè)。在高校評(píng)估背景下，高校檔案信息資源普遍反映出“少歸”“多歸”和 “亂歸”等不規(guī)范和不科學(xué)的現(xiàn)象,只有對(duì)傳統(tǒng)檔案工作從觀(guān)念
【論文摘要】高校評(píng)估與高校檔案管理是一種相輔相成、互為基礎(chǔ)、相互促進(jìn)的關(guān)系,高校檔案是高校評(píng)估的基礎(chǔ)和支撐，高校評(píng)估促進(jìn)高校檔案建設(shè)。在高校評(píng)估背景下，高校檔案信息資源普遍反映出“少歸”“多歸”和 “亂歸”等不規(guī)范和不科學(xué)的現(xiàn)象,只有對(duì)傳統(tǒng)檔案工作從觀(guān)念和管理方式方法方面進(jìn)行創(chuàng)新，才能適應(yīng)高校評(píng)估的需要。
【論文關(guān)鍵詞】高校評(píng)估 檔案管理 檔案信息化 創(chuàng)新
高校評(píng)估與高校檔案的關(guān)系
高校檔案是高校評(píng)估的基礎(chǔ)和支撐。評(píng)估專(zhuān)家獲取受評(píng)高校信息的途徑有兩條。一是獲取按評(píng)估指標(biāo)體系整理、匯編的背景材料和支撐材料。這些材料大多來(lái)自館藏檔案。二是通過(guò)調(diào)查訪(fǎng)問(wèn)、現(xiàn)場(chǎng)聽(tīng)課、聽(tīng)取匯報(bào)、民意測(cè)評(píng)等形式直接收集評(píng)估信息,但由于受時(shí)間、人為因素的影響，此種途徑獲得的信息可能只是反映局部、暫時(shí)的表面現(xiàn)象。有些內(nèi)容的評(píng)價(jià)單憑直觀(guān)的現(xiàn)場(chǎng)考察、座談、走訪(fǎng)是無(wú)法了解高校全貌的，最終都要以高校各級(jí)檔案部門(mén)提供的原始材料為依據(jù)。高校檔案是評(píng)估專(zhuān)家對(duì)受評(píng)高校作出符合實(shí)際評(píng)價(jià)的原始依據(jù),評(píng)估專(zhuān)家進(jìn)校考察評(píng)估,除了看到聽(tīng)到的現(xiàn)實(shí)情況外,大部分時(shí)間都是通過(guò)審閱自評(píng)報(bào)告和查閱各種檔案資料來(lái)了解受評(píng)高校的情況,如果檔案材料充實(shí)而完善達(dá)到真實(shí)性和完整性的統(tǒng)一,再輔之以調(diào)查、走訪(fǎng)、民意測(cè)驗(yàn)等就可以對(duì)教學(xué)管理水平作出準(zhǔn)確的評(píng)價(jià),反之一些單位不注意平時(shí)檔案材料的積累，檔案材料不完整、不齊全、那么就會(huì)影響評(píng)估結(jié)果。
高校評(píng)估促進(jìn)高校檔案建設(shè)。高校評(píng)估極大地提高了人們的檔案意識(shí)，增強(qiáng)了檔案工作的責(zé)任感,高校評(píng)估的結(jié)果直接關(guān)系到高校的前途和命運(yùn)，關(guān)系到高校的社會(huì)聲譽(yù)和社會(huì)地位，關(guān)系到高校未來(lái)的發(fā)展，關(guān)系到廣大師生員工的切身利益,而影響高校評(píng)估結(jié)果的直接因素是高校檔案。高校評(píng)估推動(dòng)了高校檔案工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化,高校檔案在評(píng)估中的全面亮相既有助于檢閱高校檔案工作的成就，更便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案工作的不足，從而制訂相應(yīng)的規(guī)章制度、規(guī)范，促進(jìn)檔案工作不斷向科學(xué)化、制度化和規(guī)范化的目標(biāo)邁進(jìn)。其中，高校評(píng)估更加快了高校檔案工作信息化進(jìn)程，各校需要在較短的時(shí)間內(nèi)向評(píng)估專(zhuān)家提供大量的關(guān)于教學(xué)、科研、黨政管理等方面的支撐材料,受評(píng)高校如果還是使用傳統(tǒng)的管理和服務(wù)模式就不能進(jìn)行快捷高效的檢索和及時(shí)調(diào)用各種檔案資料，影響評(píng)估專(zhuān)家的正常工作，也會(huì)給受評(píng)高校的評(píng)估結(jié)果帶來(lái)不利影響。因此，只有加快高校檔案工作信息化建設(shè)的步伐，才能適應(yīng)高校評(píng)估工作的需要。
2高校評(píng)估反映出高校檔案資源的問(wèn)題
高校評(píng)估雖是對(duì)高校教學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行的檢查評(píng)估，但無(wú)形中也對(duì)高校檔案工作進(jìn)行了一次全方位檢閱。在高校評(píng)估背景材料和支撐材料準(zhǔn)備過(guò)程中，不難發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)高校的檔案資源普遍存在著“少歸”“多歸”和 “亂歸”等十分嚴(yán)重的現(xiàn)象，嚴(yán)重制約和影響了高校評(píng)估工作的順利開(kāi)展。
“少歸”導(dǎo)致檔案信息資源缺失。高校檔案部門(mén)大都能提供上級(jí)教育主管部門(mén)的文件材料和校級(jí)重要管理文件，但提供其他方面的檔案材料可能會(huì)有困難，檔案不完整普遍存在。其原因是：第一：高校檔案人員認(rèn)識(shí)上的偏差和對(duì)檔案宣傳的不到位，導(dǎo)致高校個(gè)別單位和個(gè)人負(fù)責(zé)的重要檔案常用資料舍不得移交；第二：高校檔案部門(mén)對(duì)歸檔制度監(jiān)督不夠，使得歸檔單位未按歸檔范圍收集資料，有的重要的資料漏歸而未被發(fā)現(xiàn)，時(shí)間久了這些重要的檔案資料也就“不翼而飛”了;第三:高校管理機(jī)制尚不完善。如校領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議的文件未進(jìn)行登記和納入管理流程致使文件丟失。
“多歸”導(dǎo)致檔案管理資源浪費(fèi)。 “多歸”現(xiàn)象在高校檔案管理中十分普遍，使大量原本就不應(yīng)該歸檔文件材料卻按檔案的方式進(jìn)行管理，浪費(fèi)了寶貴的人力物力等檔案管理資源。其原因是：第一,高校檔案部門(mén)對(duì)各部門(mén)、各教學(xué)單位檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)不夠、指導(dǎo)不力，使得立卷人員不具備相應(yīng)的知識(shí)結(jié)構(gòu)。第二，有些立卷人員對(duì)檔案工作的責(zé)任心不強(qiáng)，將全部材料毫無(wú)選擇，不加區(qū)分地保存下來(lái)，然后全部移交到檔案部門(mén)，造成歸檔質(zhì)量低，利用困難。第三，高校檔案人員把關(guān)不嚴(yán)，工作不細(xì)，沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在，提出改進(jìn)措施。
“亂歸”導(dǎo)致檔案信息資源不系統(tǒng)和準(zhǔn)確。在高校評(píng)估中發(fā)現(xiàn)許多文件混亂組卷歸檔,即“亂歸”現(xiàn)象。一些重要文件沒(méi)有正規(guī)行文，有的紅頭文件沒(méi)有蓋章，文件整理沒(méi)有保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。“亂歸”問(wèn)題不僅直接影響了檔案本身的質(zhì)量，也大大削弱了檔案的參考憑證作用，甚至出現(xiàn)許多珍貴和有用的文件“石沉大海”，無(wú)法準(zhǔn)確查到，為未來(lái)的利用埋下后患。
3高校檔案工作創(chuàng)新的內(nèi)容
高校檔案工作創(chuàng)新首先必須是觀(guān)念的創(chuàng)新。觀(guān)念創(chuàng)新包括：改變檔案部門(mén)獨(dú)自為政的局面，改變“等、靠、要”以及管理人員獨(dú)守庫(kù)房“粘、糊、訂”等傳統(tǒng)管理模式；改變文件僅指紅頭文件的傳統(tǒng)觀(guān)念，而將高校管理中使用或產(chǎn)生的各類(lèi)文檔皆視為“文件”，形成以文件為核心的管理模式；打破檔案工作游移于高校其它管理工作邊緣的局面，增強(qiáng)檔案工作的管理職能，使高校檔案工作成為統(tǒng)領(lǐng)學(xué)校內(nèi)部其它管理工作的主導(dǎo)力量，以高校檔案工作管理和規(guī)范高校其它管理工作，使高校的檔案工作成為學(xué)校其它管理工作的“管家”。綜上所述，就是要加強(qiáng)高校檔案工作管理職能與服務(wù)職能的建設(shè)，建立與健全檔案工作的體制，使高校的檔案機(jī)構(gòu)名符其實(shí)成為高校檔案信息的管理與服務(wù)中心，履行好高校檔案工作管理和服務(wù)的雙重職能。只有這樣，才能從根本上解決“少歸”“多歸”和 “亂歸”等問(wèn)題的產(chǎn)生，保障高校評(píng)估以及其它各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展和完成。
其次，檔案工作創(chuàng)新務(wù)必是工作方式、方法上創(chuàng)新。工作方式、方法創(chuàng)新就是檔案工作要適應(yīng)時(shí)刊發(fā)展的需要，由原來(lái)單純的檔案實(shí)體管理模式轉(zhuǎn)為以信息管理為主的信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理以及檔案工作的信息化。具體就是實(shí)現(xiàn)檔案工作的“三化”。即檔案工作的現(xiàn)代化、檔案資源的數(shù)字化、以及檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。只有這樣，才能提高檔案工作的效率，才能提高檔案工作的水平與質(zhì)量，才能體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值，從而提高全員檔案工作意識(shí)和責(zé)任心，為檔案工作的科學(xué)發(fā)展創(chuàng)造基礎(chǔ)。
3.1檔案工作的現(xiàn)代化：檔案工作的現(xiàn)代化，就是實(shí)現(xiàn)檔案辦公的自動(dòng)化、程序化。在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，一要確保信息系統(tǒng)功能的完善強(qiáng)大，將檔案工作全部管理環(huán)節(jié)都考慮進(jìn)去，實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化、程序化，提高工作效率，將檔案管理人員從原先檔案實(shí)體管理中繁瑣的重復(fù)體力勞動(dòng)中解放出來(lái)，專(zhuān)心做好檔案信息管理和開(kāi)發(fā)。二要重視和加強(qiáng)對(duì)文書(shū)管理工作實(shí)行前端控制，在其形成之初就介入檔案管理，實(shí)施對(duì)其全程跟蹤管理，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。
3.2檔案資源的數(shù)字化：檔案資源數(shù)字化是檔案工作現(xiàn)代化的前提、基礎(chǔ)。在高校檔案資源數(shù)字化過(guò)程中會(huì)遇到一個(gè)問(wèn)題：原先歸檔的紙質(zhì)檔案怎么實(shí)現(xiàn)數(shù)字化?比較便捷的方法就是委托專(zhuān)業(yè)的掃描公司，集中力量把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件。這需要花費(fèi)一定的資金，但相對(duì)于檔案的數(shù)字化利用而言，付出是值得的。此外，在檔案數(shù)字資源的建設(shè)中，尤其要重視和加強(qiáng)對(duì)諸如OA等各業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)產(chǎn)生的現(xiàn)行電子文件的捕獲、轉(zhuǎn)化、轉(zhuǎn)換方面的研究，使這些數(shù)字文件直接轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，避免重蹈再?gòu)募堎|(zhì)檔案掃描為數(shù)字檔案的覆轍，解決“增量”檔案的數(shù)字化問(wèn)題，進(jìn)一步豐富、完善檔案數(shù)字資源。
3.3檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化：檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化，能最大限度方便利用者，使利用者能不分時(shí)間、地點(diǎn)最大限度獲取所需服務(wù)，是當(dāng)前檔案工作服務(wù)方式的發(fā)展方向，可采取下列三種方式進(jìn)行服務(wù)。
3.3.1網(wǎng)上閱覽。對(duì)已公開(kāi)無(wú)限制要求的檔案信息，檔案信息系統(tǒng)應(yīng)建立外部檔案利用平臺(tái)，用戶(hù)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)訪(fǎng)問(wèn)檔案信息系統(tǒng)獲取檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程利用。
3.3.2內(nèi)部主頁(yè)。對(duì)于設(shè)置了查詢(xún)限制的檔案信息，師生可根據(jù)各自的查詢(xún)權(quán)限，通過(guò)學(xué)校的內(nèi)部主頁(yè)登陸檔案信息系統(tǒng)獲得權(quán)限范圍內(nèi)檔案的全文信息。
3.3.3現(xiàn)行電子文件自助閱覽室。對(duì)于現(xiàn)行電子文件，可根據(jù)辦公區(qū)域分布和服務(wù)半徑設(shè)立相應(yīng)的自助電子閱覽室，用戶(hù)可根據(jù)自己的授權(quán)通過(guò)電子閱覽專(zhuān)用計(jì)算機(jī)自助獲得相關(guān)領(lǐng)域的最新現(xiàn)行電子文件查閱。
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