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摘 要： 隨著企業改革的深化和發展規模的擴大?檔案信息量劇增?傳統的手工管理和單純的實體管理模式?己不能適應和滿足現代化發展的需要。建立檔案信息網?將檔案的實體管理上升為更高層次的檔案信息網絡化管理?使檔案信息資源的開發真正的做到方便、準確、快捷?全面提供
論文摘要:隨著企業改革的深化和發展規模的擴大?檔案信息量劇增?傳統的手工管理和單純的實體管理模式?己不能適應和滿足現代化發展的需要。建立檔案信息網?將檔案的實體管理上升為更高層次的檔案信息網絡化管理?使檔案信息資源的開發真正的做到方便、準確、快捷?全面提供各種檔案信息?提高服務質量和工作效率?滿足需求?實現企業檔案管理現代化的最終目標。
論文關鍵詞:檔案信息資源 標準體系 網絡化
1前言
多年來?八鋼所屬單位所用檔案管理標準一致?檔案的存放分二級保管。檔案部門承擔著兩大職能:一是?從宏觀上對全八鋼各種門類的檔案依照國家、自治區檔案管理標準完善和制定公司檔案管理標準?并對八鋼所屬各單位的檔案工作進行業務指導;二是?收集、整理并提供公司成立以來黨政、行政的全部文件。收集、整理并提供利用公司財務部管轄的各部門形成的會計檔案?保存并提供八鋼股份公司成立以前的所有會計檔案。保存并提供利用企業兼并、破產、機構改制等形成的會計、文書檔案。收集、整理并提供利用公司部分聲像檔案和照片檔案。
目前?八鋼檔案圖書中心的主要檔案有:黨群工作類檔案、行政管理類檔案、經營管理類檔案、生產技術類檔案、會計類檔案、人事管理類檔案、照片檔案、聲像檔案、實物檔案?檔案的總庫存量為101427卷?公司所屬各二級單位收集、整理形成的各門類的檔案資料109399卷。2002年底?所有八鋼人事檔案集中在檔案圖書中心保管?oA系統實施以后?全公司的文件全部集中在檔案圖書中心?科技檔案、部分財務檔案仍由各二級單位自行管理。隨著八鋼信息化建設的發展?八鋼檔案信息化管理正逐步實施。
2檔案信息化建設工作面臨的一些問題
隨著八鋼現代化管理水平的提升?八鋼檔案信息化建設也得到了長足的發展?檔案現代化進程隨之加快。實施檔案信息化管理?遇到了許多現實問題。如領導的重視、經費的來源和投入力度、隊伍建設的專業化和年輕化等。尤其是對檔案信息是否要進行網絡化管理的認識上存在分歧。不少人認為要將原有館藏檔案的案卷目錄和卷內目錄輸入計算機?工作量巨大?人手不夠;利用計算機組卷?查閱檔案資料不一定比人工操作方便。
2.1關于檔案管理軟件開發
檔案信息管理在實施過程中?檔案專業人員參與信息化建設?多數是以配角身份出現?實施信息化的主體是計算機編程人員?由于他們對檔案專業知識了解不多?無法對檔案的科學分類、排列、索引和編研等基礎工作進行充分調研?編出的檔案管理軟件往往價值不高?影響到檔案信息資源的充分發揮。
2.2關于數字化檔案數據庫
就檔案目錄數據而言?能用計算機管理起來的占總數的70%左右?檔案信息數字化實施起來還有許多問題要解決。面對的歷史檔案數量多?如文革以前的檔案?紙質差、有些字跡褪色?給掃描工作帶來許多困難。新的檔案數量劇增?如一些撤消機構的工資冊、報表、憑證的會計檔案?全八鋼在職職工、辭職、死亡、不詳的人事檔案?還有集團公司的行政、黨委的發文全部集中在檔案圖書中心保管等。只有全文(實體)全部數字化?檔案信息管理才能起步。
2.3檔案信息化建設專業人員的素質問題
檔案隊伍面臨著知識老化?信息開發形式傳統的現狀?直接影響著檔案信息開發的力度和深度。例如檔案信息開發工作?內容上只能停留在簡單的介紹和匯編上;形式上?也只局限于編制索引?缺乏綜合性、專題性的檔案調研報告。在企業檔案工作者中?與其他專業相比較還存在著運用信息化能力差的情況?檔案人員計算機操作及互聯網技術運用能力差?英語水平偏低?企業檔案隊伍中還缺少熱愛檔案工作又懂計算管理的復合型人才。
3做好八鋼檔案信息化管理幾點建議
信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢面臨信息技術帶來的千載難逢的發展機會?八鋼檔案管理工作也要抓住這個時機把檔案中蘊含的豐富內容開發出來?讓利用者以快捷的方式得以利用?充分發揮檔案資源的作用?為企業各項工作服務。
3.1爭取領導的支持
取得領導的重視與支持?為檔案信息化建設創造一個良好環境尤為重要。首先?檔案部門應以市場為導向?主動進行檔案信息資源的開發?挖掘各種適銷對路的檔案信息?企業為了明確產品定位?就必須知道不同產品品牌的市場份額;為了定價?就必須知道市場狀況;為了制定促銷策略?就必須了解產品銷售的周期性及市場競爭狀況;為了有效控制庫存就必須隨時了解庫存銷售狀況;為了挖掘新產品?就必須全面了解生產廠家。如果檔案部門能夠在以上方面為企業提供實際、詳細、可靠的檔案資料?可以以數字、文字、圖表給予提供?那么為企業提供的服務就是高級的信息服務;其次?要向多種服務轉化。除做好上門服務外?還要主動與科研、教學、行政管理部門建立咨詢服務?改進服務方法?更新服務手段提高服務水平?提升服務功能。只有這樣?檔案信息化管理工作才能得到領導的大力支持從而給予更多的資金投入?使檔案信息管理工作順利進行。
3.2開發適合檔案信息化的軟件
八鋼是一個鋼鐵聯合企業?形成的檔案資料門類多、內容復雜?所以檔案信息管理化軟件必須與企業的性質、企業形成檔案資料相吻合。目前?八鋼辦公系統財務、人事、銷售計劃合同及工程管理都實現了信息化管理?這些系統都能產生大量的、各種門類的檔案資料?檔案管理系統怎樣和這些系統形成網絡化管理?這是檔案管理軟件所必須考慮的問題?因此?開發檔案管理軟件要全面考慮?充分調研?實現檔案資源的信息化管理?實現真正意義上的檔案資源的共享。
3.3豐富館藏?積極推進檔案字化建設
開辟檔案信息資源。要擴大檔案收集對象?即要向法定的檔案形成部門進行收集?還要向非法定的信息收藏部門與研究部門進行收集?也要向個人收集。同時企業檔案的收集、保管重點要轉向企業自身形成的材料和與企業經營有著直接關系的文件。比如:銷售部門形成經營檔案?科研部門形成的科研檔案、產品檔案?財務部門形成的各類會計檔案?行政主管機構制發的紅頭文件及企業信息等?都應集中保管在檔案圖書中心。這是一項長期而艱巨的工作?只有這樣才能為檔案高質量的信息服務提供堅實的數據基礎。
3.4規范檔案的基礎工作
有了適應企業的檔案管理軟件?必須要做好基礎工作?即規范檔案的整理、編目工作。嚴格執行國家的標準?將要錄入的檔案信息全部實現規范化?這樣為檔案數據的錄入和檢索打下良好的基礎。這是項系統工程?公司可以根據單位的具體情況?制定總的和分步的計劃并逐步實現。總之?所有的檔案管理都必須要滿足檔案信息化管理的要求。
針對現存檔案要按照檔案管理要求進行科學的分類、整理、編目?對到期的檔案及時進行鑒定、銷毀。建立好全宗卷的案卷目錄?填寫好文書檔案、會計檔案?除正常的檔案整理、接收、編目、排架外?還要加強對重大活動、重點的工程項目進行超前控制?加強監控力度。對一些工程項目?如小型材、電爐煉鋼、高速線材、熱電聯產等?所形成的技術資料進行嚴格把關?確保技術資料的完整、準確。對柴油車大修廠、冶金建設公司、蝶王針織廠、雅滿蘇礦等單位按照檔案管理要求進行全面指導?做好本部門的檔案基礎工作?使檔案管理工作不斷完善?內容上進一步優化?為檔案目錄數據庫建立打下堅實的基礎。
3.5檔案信息資源建設
充分運用計算機技術?針對現存的黨群管理類、行政管理類、經營管理類、生產經營類檔案、會計類檔案、照片檔案、聲像檔案的案卷級目錄?進行檔案目錄數據庫建設?提高檔案檢索利用服務質量。在有條件的情況下?可用掃描儀?將重要的檔案逐步實現全文數據庫的建立。加強對各單位形成的電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導?確保各單位所產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。
3.6完善檔案信息化標準體系
完善檔案信息化標準體系首先應實現文檔一體化管理。文檔一體化管理是網絡技術在檔案信息管理中應用的必然結果?盡管文檔一體化管理的思路已提了很多年?但在實際工作中還存在各自為主?文件歸檔不及時?有時有漏歸?重要文件丟失的現象。這與管理制度不健全而造成人力、物力、財務的浪費有直接關系。因此?需要實現文檔一體化管理?確保檔案信息完整與準確。
集中力量研究制訂一批急需的檔案信息化標準?作到黨群、行政、經營、生產技術檔案、科學技術研究課題檔案、設備儀器檔案、會計檔案、設計、底圖、工程檔案?人事檔案等管理規范。加快研究和制訂電子公文歸檔?形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制?推動檔案信息化建設的有序開展。
3.7提高檔案人員的素質及責任感
檔案管理工作者的知識水平和整體素質直接影響到檔案工作的方方面面。檔案工作者的素質主要包括:政治思想、工作作風、業務知識、文化水平、辦事能力和身體條件等方面。檔案管理工作屬于一種專業管理工作?有著特殊規律?不能只憑一般的知識和單純的傳統經驗工作?檔案工作人員必須逐步做到專業化、技術化。在具有高度的政治覺悟和良好的工作作風的前提下?還要加強現代化知識的學習?掌握基本的計算機知識、網絡知識、數據庫管理知識及電子文件管理知識?使之運用于檔案管理實踐的工作效率和辦事能力。檔案工作者只有跟上時刊發展的步伐?以全新的檔案管理模式和服務理念來做好每一項本職工作?檔案管理工作才能真正意義上朝著現代化、科學化方向邁進。
4、八鋼檔案管理工作的發展方向
4.1檔案內容向多元化方向發展?綜合性增強
檔案信息資源的利用涉及內容越來越廣泛?為了更好向利用者提供服務?勢必要求檔案管理向多元化發展?豐富館藏?增強檔案內容的綜合性。
4.2檔案管理向科學化、現代化方向發展
隨著檔案館藏數量和內容的日益增多?以及利用者對快速準確、便捷查閱檔案需求的日益迫切?利用當代先進的科學技術理論和方法管理檔案?提高檔案管理技術的現代化水平?使檔案管理達到最優化的效果?必然成為未來檔案開發利用的一個重要‘的趨勢。如采用縮微技術存儲檔案信息?以保護和延長檔案的壽命;采用通訊技術和計算機網絡技術遠距離傳送檔案信息等。
4.3檔案信息服務網絡化
網絡化的管理改變了傳統管理模式下各類信息資源各立門戶?分而治之的狀態?將工程檔案信息管理與文書檔案、技術資料、圖書、報刊等信息的管理融為一體。科技檔案、文書檔案、圖書資料等信息通過網絡融為一體?連成一片?形成一個包括各種信息資源在內的“公司信息資源系統”實現所謂“信息資源共享”。以往利用者必須到檔案室才能利用?而網絡化建成后?利用者可以在自己的辦公室?甚至設計現場的終端前對檔案數據庫進行瀏覽、訪問。以利用者為中心設立多途徑的檢索系統?并且將掃描的文件及電子文件直接與系統掛接?利用者不僅可以查閱所需的信息?還可以下載原件。不必再到檔案室閱覽或提曬底圖。
5結論
建立企業檔案管理信息系統是企業的發展需要?是檔案管理工作中的一個飛躍?將檔案管理從手工勞動擺脫出來?實現檔案管理人員對這些檔案資料的自動管理?同時又能滿足利用者的自動查詢。這樣即節省了人力又保護了檔案原件。隨著信息化手段的提高?檔案信息管理工作能夠達到新的水平?檔案信息資源發揮更大的作用。
