【摘要】秘書從業人員的角色意識對于秘書工作有著重要的意義,所以培養秘書從業人員正確的角色意識是秘書教育和培訓工作的一項重要內容。本文試著從三個層次上分析了樹立正確角色意識的途徑。

 

　　【關鍵詞】秘書;角色意識;培養

 

　　秘書,從世界范圍看,它是分布最廣泛的社會職業之一,但是在我國,卻正在經歷著一個從“職位”向“職業”過渡的過程。很長一段時間以來,由于我國是社會主義國家,所以從事秘書工作的都屬于國家工作人員,即公職秘書。絕大部分從屬于黨政機關、企事業單位內的綜合辦事機構——秘書廳(室)或秘書科(室),少部分秘書人員由機關、單位配備給首長或專家做工作助手,仍是國家公務員。[1]?然而隨著改革開放的不斷深化,隨著多種經濟模式的協同發展,我國秘書隊伍的構成也在悄然發生著變化,正逐漸與世界接軌,秘書這一行業已經成為了一個復雜廣泛的社會職業群體。黨政機關、工礦企業、軍隊,包括一些學術團體組織都設有秘書機構。秘書工作也由原來的以秘書群體為領導群體服務為主,越來越多地出現了秘書個人為領導個人一對一的服務模式。

 

　　我國目前秘書職業教育和秘書工作的現狀又是怎樣呢?一方面,應對秘書職業領域中出現的這些變化,我國各級各類秘書教育機構,從大中專院校中的秘書專業到社會上的各種培訓機構,都與時俱進的對教育培訓內容做出了相應的改革和調整。改革調整后的課程內容確實為培養新型秘書人才提供了扎實的專業知識和嫻熟的職業技能,然而另一個很重要的內容卻在專業教學和培訓中被忽略,沒有引起足夠的重視,這就是秘書角色意識的培養。另一方面,不少從事秘書工作的人員本身為了適應新時期秘書工作的要求、提高工作效率、提升自身工作能力,也在不斷自我提高要求,加強工作技能的培訓,學習掌握了許多現代化辦公技術。但是,技能提高的同時,卻忽略了在思想認識上的同步提高,對自己的職業缺乏正確的認識,對自己在組織中扮演的角色沒有形成正確的定位。

 

　　作為秘書從業人員,技能的培養固然非常重要,但是,職業認知和角色定位也應該同步提升。正確的思想認識能夠提高秘書人員的心理素質,能夠推動秘書工作的有效開展,更能夠提高工作的積極性與主動性。

 

　　1 秘書角色及秘書角色意識

 

　　“角色”,原本是戲劇、電影等表演藝術中的概念。上世紀初,由喬治?米德引入到社會心理學的領域中,意指“人處于一定社會地位上所具有的一套權利義務和行為規范。”[2]?那么,套用這一概念,“秘書角色”我們就可以理解為“當一個人處于秘書這一社會地位上時所具有的一套權利義務和行為規范”。因為一個人生活在社會中,經常需要扮演不同的身份,例如在家庭中可以是兒女、父母、夫妻,在社會交往中可以是朋友、敵人、陌生人。在這里,我們所強調的是當一個選擇了“秘書”一職作為自己的職業時,他在工作時所應具備的權利義務和行為規范。

 

　　“角色意識”則是指一個人在社會群體中對自己所處的地位以及由地位所規定的社會職責的感知和認識、自己對周圍人的種種角色關系的理解與協調。[3]?相應的,秘書的角色意識也就是秘書人員對自己所擔任的“秘書”這一角色的社會地位以及由社會地位所規定的社會職責的感知和認識。

 

　　正確認識秘書角色,是成為稱職秘書從業人員的基本要求,是腳踏實地做好秘書工作的保證,更是促進秘書職業化進程快速健康發展的“強化劑”。因此,應該把秘書角色意識的培養作為秘書職業教育中的一項重要而且是必要的內容。

 

　　2 秘書角色意識的培養

 

　　如何培養秘書人員正確的角色意識呢?筆者認為可以采用分三步呈階梯狀層層推進的方式。

 

　　第一層階梯:形成基本的職業角色認知。

 

　　形成正確的職業角色認知,即擺正自我在工作中的位置,認清自己在職業生活中扮演的角色。

 

　　秘書在職業生活中,一般扮演著三種角色:在組織單位內部,秘書只是所有職工中的普通一員,他和其他所有職工一樣,都是為完成組織任務、實現組織目標而工作的,除職務不同和分工不同外,并無任何特殊之處;[4]?在和領導相處時,秘書人員是下級、是配角、是輔助者和服務者,應該接受領導的指揮和安排,協助領導做好工作,完成任務;當秘書受到領導和單位的委派,作為領導或組織的代表參加一些活動時或從事工作時,秘書人員又成為了單位的代表,可以在領導授權范圍內做出決定,同時應該注意建立和維護組織在公眾心目中良好的形象。

 

　　形成正確的職業認知,還應該注意擺脫錯誤的角色認知造成的誤導。目前,我國的秘書人員隊伍,尤其是行政機關、事業單位的秘書中,不少對自身的角色定位有偏差、有錯覺。在我國,很多行政機關、事業單位的領導都是從秘書崗位上提拔起來的,這就容易給人造成一種錯覺:今天的秘書就是明天的領導。再加上我國傳統“官本位”文化的影響,更是讓一些人為了升官而選擇了秘書職業。這種錯誤認識在非秘書人員中也普遍存在,以至于形成了一個“錯誤氛圍”,也在一定程度上對秘書人員形成正確認識帶來了影響。做秘書是為做官打基礎、做準備,秘書是“準領導”,一旦產生了這種錯誤認知,在工作中難免會無法認清、擺正自己的地位,無法用正確的心態來面對自己的工作和工作中的各種關系,從而影響了正常的工作開展。這種錯誤認知同時也影響和阻礙了秘書職業化發展的道路,即,秘書,應該被看作是和教師、醫生等一樣的一種職業,而不只是一個職位,更不是一個通向仕途的跳板。許多領導人從事過秘書工作,這是事實,但走向領導崗位不是選擇秘書職業的目的更不是秘書工作的本質和目標。其實,在西方,包括我國的港臺地區,許多秘書人員把秘書這一職業作為自己終身奮斗的事業,四、五十歲的資深秘書大有人在,而且他們以自己的努力贏得了榮譽和他人的尊重。如果把秘書職業作為跳板或者“領導儲備庫”,勢必會影響到工作的動機和態度,甚至會急功近利、苦心鉆營而無心把工作做好、做精、做細。

 

　　我們無意否定有些人走仕途的理想,固然,不想當將軍的士兵不是好士兵。但是,身為士兵卻不首先正確認識士兵的職責,這就更不是好士兵。一個士兵首先要考慮的是正確認識自己的職責,做一個優秀的士兵。

 

　　所以,培養正確的秘書角色意識首先應該培養正確的職業角色認知。

 

　　第二層階梯:培養正確的職業角色認同。

 

　　雖然“認知”與“認同”僅一字之差,但職業角色認同卻比職業角色認知更進一步。如果說“認知”還只是從客觀上正確認識自己所從事的職業,那么“認同”則是從主觀上給自己一個正確的評價。

 

　　許多秘書人員在談到自己的工作時,常常不愿意用“秘書”兩個字,似乎這兩個字給人的感覺是瑣碎、平凡,甚至低等,而換用“助理”、“文員”等看似更專業、更上檔次的名稱。的確,秘書的工作可以用瑣碎、平凡來概括,但絕不低等。秘書工作可以分為三大類:辦文、辦事、辦會。僅就辦事一項,就包含了許多瑣碎而復雜的內容:接打電話、收發文件、打印復印、替上司安排日程,甚至端茶倒水……這些事情看似簡單并不復雜,更看不出對于一個決策的制訂、一個組織的運營會起到什么決定性的作用,所以,許多秘書人員覺得自己的工作“技術含量太低”,“隨便換個人都能做”,“好似勤雜工”,成就感很低。因為自己所做的百分之八十甚至更多可能都是一些不起眼的瑣事,而自己在單位中也只是名不見經傳的無名小輩,有了成績是領導指揮有方,失誤了卻是自己的失職,甚至要背負罵名,時間久了,難免會產生職業倦怠。

 

　　其實,作為秘書人員,應該看到自己在一個組織中所發揮的作用,應該自己首先認同自己的作用、肯定自己的價值。

 

　　秘書人員在一個組織中就像一顆螺絲釘,雖然很小,很不起眼,容易被人忽略,但是作用卻是不容替代更不能缺少。試想一下,一部正常運轉的機器如果忽然掉了一只螺絲釘,是不是得出故障呢?

 

　　按照1997年國家勞動與社會保障部開始實行的秘書職業等級標準的劃分,秘書分為初級、中級、高級三個等級(2003年開始采用新標準),每個等級都有本級別的職責范圍和能力要求。以最低一級初級(新標準的五級)為例,他們從事的是一般日常行政事務,主要包括接待、聯絡、值班、文書的印制收發、會務服務等。看似都是很簡單的一些事項,但簡單中亦有大學問。就拿接待工作來說,一般人認為無非就是引個路、端個茶、倒個水,有何學問可言?恕不知要做好這一工作也不容易。負責接待工作的秘書著裝打扮有什么要求?為客人引路時,秘書應該走在客人的什么位置?標準的引導手勢是什么樣的?如何判斷沒有預約的來人是否該擋駕?需要擋駕時怎么說怎么做才能既擋了駕又不得罪來客?端茶送水的時機如何把握?水杯應該放在什么位置?遞送茶杯時應保持什么樣的儀態?秘書的形象代表著組織的形象,秘書的水平反映著領導的水平。這些看似小事,卻代表了一個組織的形象,會給來客留下深刻的第一印象。一個沒有經歷過秘書職業培訓的人想把這么一項簡單的工作做得完美無可挑剔還真不容易。這僅僅是初級秘書,中級(新標準四級)秘書主要負責起草文稿、辦理公文、信息調查研究和整理。高級秘書則需要參與政務和管理事務,他們不僅是領導得力的左右手,更有可能是領導中樞的成員,[5]?工作的綜合性更強,對知識和能力的要求更高,在組織工作中發揮的作用就更不容小覷了。

 

　　所以,秘書從業人員大可不必自我輕視,應該對自己的價值有一個正確的認同。

 

　　第三層階梯:形成自信的職業自豪感。

 

　　在認同和肯定了自己的作用與價值,給了自己一個客觀、正確的評價之后,還應該進一步以自己的職業而驕傲與自豪,樹立一個“我是秘書我自豪”的自信形象和堅定信念。

 

　　可以說,每一個成功的企業里都有一個團結高效的秘書的團體在協同合作,每一位成功的領導背后都有一個得力的秘書充當他的助手。比爾?蓋茨曾經在公開場合說過:“我和微軟的成功因為有露寶。”(注:露寶是微軟總裁秘書)

 

　　從秘書人員在一個組織中發揮的作用來看,一個組織中任何工作的任何一個環節中,都活躍著秘書人員的身影。一個組織內部,秘書人員是助手、是參謀、是橋梁,同時又是“管家”。日常工作中,秘書人員要為領導安排日程、處理雜務、協調事務;領導需要做決定的時候,秘書人員需要向領導提供決策的依據、參考,隨時準備快速查找領導需要的信息,以保證決策的正確性和可行性;決策的實施過程中,秘書人員又必須把領導的意圖妥善地傳達到各部門,保證各部門能正確領會決策,科學地執行決策,同時,在執行決策的過程中,還必須要協調好各職能部門之間的關系,以保證部門與部門之間的完美配合。所以一個稱職的秘書要既能撰文辦文,又能溝通協調;既懂專業,又會管理;既能處理信息,又能處理公關事務;既可以為領導辦理各種具體事務,又能為領導出謀劃策;既是領導的工作助手,又是領導的生活助理。[6]

 

　　從秘書人員所需要具備的知識結構和能力來看,在知識結構方面,秘書人員既需要具備較寬廣的知識面,又要有深厚的專業知識。在縱橫兩個方向上都具有較高的要求。專業知識自不必多說,應用文寫作、調研統計、會議組織、檔案管理、公共關系、信訪接待等等。除了要精通以上這些專業知識外,還應該具有一定程度的社會科學知識和自然科學知識:語文、政治、歷史、外語;物理、化學、生物、數學等等。第三個方面對于所處的行業系統的知識應該熟悉掌握,企業管理、行政管理、文化事業管理、醫療、軍事……不一而足。除此之外,秘書人員為了適應社會環境還應該掌握一些經濟、法律、心理學、社會學、領導科學等相關知識。在一個組織中,可能有很多人是屬于精英型的人才、高精尖人才。但是,他們有一個“通病”就是在所處的組織中,通常只了解本專業領域范圍內的事項。只有秘書,需要對本組織所涉及的所有領域都必須通盤掌握和熟悉。盡管不是精通,但都需要略知一、二。另外,出于工作需要,秘書經常需要應酬各種客戶、來訪人員,為了快速形成融洽的人際關系,秘書必須掌握人際溝通的技巧,對種類可能的話題也要能夠信手拈來,天文地理、時尚時事、文學藝術……在能力方面更無庸多說,眾所周知,秘書人員必須具備良好的理解能力、溝通能力、社交能力、協調能力、表達能力、觀察能力、應變能力、辦公自動化系統的操作能力……如此來看,要做一個成功的秘書還真得苦心修煉不可。所以,在一個組織的職員中,也許只有秘書可以自豪地稱自己是本職業范圍的精英同時又是綜合性人才。試問,有幾種職業對從業人員有如此的要求呢?秘書不應該以此而感到自豪嗎?

 

　　在我們身邊,不少人包括一些秘書人員自己常常對秘書一職有一些誤會的看法,例如,一提到秘書尤其是女性秘書,總是有些人戴著有色眼鏡把秘書看作“花瓶”。秘書人員也常因此而覺得低人一等。其實,“花瓶”要做好也不易,也是需要內外兼修的。從外表來看,能稱得上“花瓶”的,必然有良好的外在形象。如果這個“花瓶”擺在室內,能凸顯整體設計,與大環境相得益彰,它的功效也就發揮了。[7]?從內在來看,秘書人員有時還真的要像一個花瓶,一個嘴小肚大的花瓶。所謂嘴小肚大,一是就秘書一職所處的特殊位置而言,秘書人員在一個單位中雖然屬于管理層,但實際上是介于領導與職能部門中間的一個特殊位置上。處在這樣一個位置上,有時可能會面對一些兩難的事情,比如職能部門對上級的抱怨可能會說給秘書聽,上級對職能部門的不滿可能會發泄給秘書;不同的部門之間的矛盾有的時候可能也會匯集到秘書這里。這時候,秘書人員就要學會做一個嘴小肚大的“花瓶”了:對于有些對工作不利,或者不利于部門與部門、領導與下級、同事與同事之間和諧相處的話,秘書人員要學會甄別,更要學會存在肚里,不能大喇叭一樣地到處傳到處說。嘴小肚大的另一方面的含義則是指要有足夠的容量裝下充足的文化知識、專業知識,裝得下領導隨時可能需要的各種信息,還得有足夠的空間隨時準備吸納新的信息內容。但同時,嘴巴又要足夠小,對于事關組織機密、不能透露的事情一個字也不能說,學會守口如“瓶”。秘書人員的工作決定了他們經常會接觸到一些組織機密,秘書人員應該具備高度自覺的保密意識,防止“密”從嘴出。由此來看,一個合格的“花瓶”也不是人人都做得來的。

 

　　秘書人員應該自豪地肯定而不是否定自己價值。秘書價值的實現,無論是從本質的角度還是從其最終的目的看,都取決于他的艱苦工作和他對別人、對社會的實際貢獻。[8]?盡管秘書人員不直接做決策,也不直接創造經濟效益和社會效益,但是秘書人員所做的每一項工作,文字工作、會議籌辦、活動策劃、信息搜集、協調溝通,都在創造價值,都在間接地創造經濟和社會效益。就這一點而言,秘書的作用是不容輕視更不容忽視的。秘書人員應該以自己所從事的職業為榮,以自己為組織為社會所做的貢獻而自豪。

 

　　隨著政治經濟體制改革的不斷深化,社會對秘書的需求量越來越大,對秘書的要求越來越高,秘書職業化程度也越來越高。在這個過程中,秘書人員應該對自己有一個正確的定位,方能增強工作的應變能力和適應能力。這也是培養適應當代社會需求的秘書人員的重要內容之一。

 

　　參考文獻

 

　　[1] 袁維國.秘書學[M].北京:高等教育出版社,1990

 

　　[2][4][8] 季水河.秘書心理學[M].上海:復旦大學出版社,2007

 

　　[3] 趙中利,史玉嶠.現代秘書心理學[M].青島:青島出版社,1996

 

　　[5] 王育.秘書實務[M].北京:高等教育出版社,2007

 

　　[6] 蔡超,楊鋒主編.現代秘書實務[M].廣州:暨南大學出版社,2006

 

　　[7] 中華文秘協會編著.做一個完美的秘書[M].哈爾濱:哈爾濱出版社,1996