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摘 要： 當(dāng)前我國(guó)正處于全面建成小康社會(huì)，推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化進(jìn)程的關(guān)鍵時(shí)期，也正在為實(shí)現(xiàn)中國(guó)夢(mèng)目標(biāo)而不斷努力，開(kāi)展迎接國(guó)慶，建黨，香港回歸等活動(dòng)。逐漸完成小康社會(huì)的目標(biāo)，總結(jié)幾十年的工作經(jīng)驗(yàn)，勵(lì)精圖治，都需要提供更多的檔案為他們服務(wù)。因此，必須積極
當(dāng)前我國(guó)正處于全面建成小康社會(huì)，推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化進(jìn)程的關(guān)鍵時(shí)期，也正在為實(shí)現(xiàn)中國(guó)夢(mèng)目標(biāo)而不斷努力，開(kāi)展迎接國(guó)慶，建黨，香港回歸等活動(dòng)。逐漸完成小康社會(huì)的目標(biāo)，總結(jié)幾十年的工作經(jīng)驗(yàn)，勵(lì)精圖治，都需要提供更多的檔案為他們服務(wù)。因此，必須積極開(kāi)展檔案資料的利用工作，為社會(huì)主義事業(yè)而服務(wù)，從現(xiàn)有的基礎(chǔ)上提升業(yè)務(wù)水平，發(fā)揮檔案資料的作用。因此，我們必須加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查和檔案統(tǒng)計(jì)整理工作，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展社會(huì)進(jìn)步提供幫助。
關(guān)鍵詞：檔案統(tǒng)計(jì),檔案管理,統(tǒng)計(jì)調(diào)查
一、檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查分析
1.檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的主要任務(wù)。檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的主要任務(wù)是根據(jù)管理的目的和要求，采用科學(xué)的方法，有計(jì)劃、有組織地搜索和統(tǒng)計(jì)資料的過(guò)程。檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的基本任務(wù)是取得各種原始數(shù)據(jù)和資料，對(duì)其中的有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行核算。根據(jù)管理工作的需要進(jìn)行定期調(diào)查和不定期調(diào)查、普遍調(diào)查和專門調(diào)查，為統(tǒng)計(jì)資料的整理和統(tǒng)計(jì)分析奠定基礎(chǔ)。
2.檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的方法分析。檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的方法根據(jù)我們?cè)跈n案統(tǒng)計(jì)管理過(guò)程的現(xiàn)實(shí)情況，可以分為以下幾個(gè)方面：
(1)按照組織形式，分為統(tǒng)計(jì)報(bào)表和專門調(diào)查。統(tǒng)計(jì)報(bào)表是按照上級(jí)主管部門頒發(fā)的統(tǒng)一表格，由各級(jí)檔案部門根據(jù)一定的原始記錄和核算資料，按照規(guī)定的時(shí)間和程序，自下而上地提供統(tǒng)計(jì)資料的一種調(diào)查方式。專門調(diào)查是為了特定的目的而專門組織的調(diào)查。
(2)按照調(diào)查范圍，分為全面調(diào)查和非全面調(diào)查。全面調(diào)查是對(duì)調(diào)查對(duì)象中的所有單位和所有數(shù)據(jù)進(jìn)行全面搜集。普查就是一種全面的調(diào)查，非全面調(diào)查只是對(duì)象中的部分單位進(jìn)行調(diào)查，局限于特定的范圍或方面。重點(diǎn)調(diào)查、典型調(diào)查和抽樣調(diào)查都屬于非全面調(diào)查。重點(diǎn)調(diào)查是在調(diào)查對(duì)象中，選擇一部分重點(diǎn)單位作為樣本進(jìn)行調(diào)查，主要適用于那些反映主要情況或基本趨勢(shì)的調(diào)查。
典型調(diào)查是從眾多的調(diào)查研究對(duì)象中，有意識(shí)地選擇若干個(gè)具有代表性的典型單位進(jìn)行深入、周密、系統(tǒng)的調(diào)查研究。進(jìn)行典型調(diào)查的主要目的不在于取得總體數(shù)值，而在于了解與有關(guān)數(shù)字相關(guān)的生動(dòng)具體情況。抽樣調(diào)查是從全部調(diào)查對(duì)象中，抽選一部分單位進(jìn)行調(diào)查，并據(jù)此對(duì)全部調(diào)查對(duì)象進(jìn)行估計(jì)和推斷的一種調(diào)查方法。抽樣調(diào)查的目的在于取得反映總體情況的信息資料，因此，也可以起到全面調(diào)查的作用。
(3)按照調(diào)查時(shí)間的連續(xù)性，分為經(jīng)常性調(diào)查和一次性調(diào)查兩種。經(jīng)常性調(diào)查是隨著調(diào)查對(duì)象的變化，連續(xù)不斷的進(jìn)行調(diào)查。而一次性調(diào)查是調(diào)查被研究的現(xiàn)象在某一時(shí)間點(diǎn)上的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，可以按照檔案管理工作的需要，按照一定的時(shí)間間隔定期或者不定期地進(jìn)行，但是在時(shí)間上是不連續(xù)的。
(4)按照取得資料的方法，有直接觀察法、報(bào)告法和采訪法等。直接觀察法是調(diào)查人員到現(xiàn)場(chǎng)直接對(duì)調(diào)查對(duì)象進(jìn)行觀察、登記。報(bào)告法是報(bào)告單位利用各種原始記錄和核算資料，向上級(jí)有關(guān)單位提供統(tǒng)計(jì)資料的方法，比如說(shuō)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。而采訪法是根據(jù)被調(diào)查者的答復(fù)來(lái)搜集調(diào)查資料的方法。
二、檔案統(tǒng)計(jì)資料的整理
1.統(tǒng)計(jì)分組。統(tǒng)計(jì)分組是指根據(jù)檔案工作內(nèi)在的特點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)研究的需要，將統(tǒng)計(jì)總體按照一定的標(biāo)志區(qū)分為若干組成部分的一種統(tǒng)計(jì)方法。其目的是把同質(zhì)總體中的具有不同性質(zhì)的單位分開(kāi)，把性質(zhì)相同的單位合在一起，保持各組內(nèi)統(tǒng)計(jì)資料的一致性和組間資料的差異性，以便于能夠進(jìn)一步運(yùn)用各種統(tǒng)計(jì)方法研究檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量表現(xiàn)和數(shù)量關(guān)系，從而正確地認(rèn)識(shí)檔案工作的本質(zhì)及其規(guī)律，并做出正確的評(píng)價(jià)。分組標(biāo)志是統(tǒng)計(jì)分組的關(guān)鍵，分組標(biāo)志選擇的是否正確，關(guān)系到能否揭示檔案工作現(xiàn)象本質(zhì)以及能否實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)研究的目的。所謂分組標(biāo)志，是統(tǒng)計(jì)分組賴以劃分資料的標(biāo)準(zhǔn)或依據(jù)。分組標(biāo)志主要有品質(zhì)標(biāo)志和數(shù)量標(biāo)志兩種。
2.按品質(zhì)標(biāo)志分組。這是按照事物的質(zhì)量或性質(zhì)差異進(jìn)行分組，比如將檔案館按照類型分組，利用者按職業(yè)分組等。按照品質(zhì)標(biāo)志分組能直接反映事物性質(zhì)的差異，給人以具體、明確的印象，這種分組標(biāo)志具有相對(duì)穩(wěn)定性。
3.按數(shù)量標(biāo)志進(jìn)行分組。這方面按照事物的數(shù)量標(biāo)志去分組。例如，按照館藏卷數(shù)進(jìn)行分組，可以分為5萬(wàn)卷以下為一組，5萬(wàn)~10萬(wàn)為一組，10萬(wàn)~20萬(wàn)為一組。按照數(shù)量標(biāo)志分組能夠通過(guò)數(shù)量差異來(lái)區(qū)分各組的類型和性質(zhì)。在進(jìn)行數(shù)量標(biāo)志分組時(shí)，要注意數(shù)量界限必須能夠反映各組的質(zhì)量差別，這樣才能揭示現(xiàn)象在量變中質(zhì)的變化。
在檔案工作中，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分組：一是對(duì)檔案管理的對(duì)象進(jìn)行分組，即對(duì)檔案實(shí)體、設(shè)備、檔案人員、檔案機(jī)構(gòu)等進(jìn)行分組，比如按照檔案館類型、檔案類型、館藏檔案數(shù)量、全宗類別或全宗群分組;二是對(duì)檔案管理活動(dòng)進(jìn)行分組，對(duì)檔案工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)及其工作過(guò)程進(jìn)行分組，比如按照要求量(調(diào)卷數(shù))、工作效果(檢索效率)、工作方式(服務(wù)方式)等進(jìn)行分組;三是對(duì)檔案利用者進(jìn)行分組，比如按照職業(yè)、文化水平、年齡、性別、利用目的進(jìn)行分組。
《檔案與建設(shè)》Archives and Construction(月刊)1984年創(chuàng)刊，宣傳貫徹黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的路線、方針、政策，繁榮檔案學(xué)術(shù)，弘揚(yáng)檔案文化，發(fā)掘檔案資源，指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)。讀者對(duì)象主要為檔案、文秘及史學(xué)工作者。
